Отдел закупок чем занимается
Перейти к содержимому

Отдел закупок чем занимается

  • автор:

Отдел закупок чем занимается

Отдел закупок – это самостоятельное отдельное подразделение в общей структуре предприятия. Отдел создается, а так же и ликвидируется приказом директора компании. И подчиняется отдел закупок непосредственно директору. Положение об отделе закупок устанавливает функции, задачи и ответственность этого отдела. Ответственность несет начальник отдела закупок. Он следит за своевременность и качество выполнения функций отдела. Работа отдела по закупкам заключается в том, чтобы ежедневно анализировать остатки и формирование заказов, оформление документации и тому подобное. При этом отдела по закупкам не работает один, сам по себе (хоть и считается отдельной часть предприятия), он обеспечивает успешность и прибыльность для всей компании.

Положение об отделе закупок: спрос на товар

А спрос будет таковым, если товар будет качественным? В отделе закупок ежедневно принимается множество решений и проблем. Что продавать? Где продавать? Когда продавать? Кому и как? А это очень не просто! У отдела закупок есть множество функций (положение об отделе закупок содержит их). Это и приобретение товара, причем по наиболее выгодной для предприятия цене, а так же и поддержка высокой оборачиваемости товара. Еще отдел обязан обеспечивать доставку товара, хорошее качество и гарантию на него. Положение об отделе закупок прописывает еще и необходимость отдела сотрудничать с другими разделами компании, ведь, как уже говорилось выше, отдел хоть и работает несколько особняком, но все же является частью компании.

Поддержка информационной базы – это тоже работа для отдела закупок. От того, будет работа этого отдела хорошей или плохой, зависти вся деятельность и успех всего предприятия: в его руках товар. А если товар будет востребованным, качественным, с широким ассортиментом, то на него будет и спрос соответствующий. Положение (об отделе закупок) прописывает все пункты касательно работы закупочного отдела на предприятии. Закупщик, который является главным действующим лицом здесь, — это человек, который должен уметь принимать ответственные решения, быть коммуникабельным, иметь аналитический склад ума. От его работы зависит успех предприятия.

От того, как будет выстроена логистическая цепочка, зависит работа всего предприятия. То есть от работы отдела продаж, закупок зависит работа всех остальных сотрудников предприятия, начиная от продавца и заканчивая грузчиком. Положение об отделе закупок содержит в себе всю необходимую информацию о работе, функциях и обязанностях отдела закупки на любом предприятии. Гармоничная работа предприятия возможна только тогда, когда каждое его подразделение трудится организованно и структурировано.

Специалист по закупкам, должностные обязанности

Управление закупками на предприятии регулирует поток товаров и услуг и обрабатывает все данные, связанные с общением с поставщиками. Для достижения результатов необходимо знание цепочки поставок, коммерческого и налогового прав, порядка выставления счетов, порядка формирования запасов, а также знание вопросов транспортировки и логистики. Помимо хорошего знания приобретаемых товаров и услуг, специалисты по закупкам также должны уметь планировать, осуществлять и контролировать стратегии закупок, все эти должностные обязанности помогут их предприятиям стать более прибыльными.

Поиск надежных поставщиков является важной частью управления закупками. Руководители, агенты и специалисты по закупкам обычно узнают о новых товарах и услугах из Интернета, а также на выставках и конференциях. По возможности они встречаются с потенциальными поставщиками на их заводах. Знание иностранных языков может быть полезным при поиске поставщиков заграницей. Специалисты, работающие в этой отрасли, всегда должны оценивать потенциальных поставщиков с точки зрения их способности поставить качественный товар по приемлемой цене и точно в срок.

Навыки и обязанности специалиста по закупкам

Специалисты по управлению закупками должны быть подкованы во многих областях:

  • разбираться в теории управления товарными запасами;
  • обладать хорошими аналитическими способностями;
  • быть знакомыми со средствами автоматизации управления товарными запасами;
  • уметь работать с учетными системами: 1С, SAP, Oracle и т.д.
  • быть хорошими переговорщиками;
  • разбираться в методологиях управления запасами и отслеживать последние тренды c ними связанные;
  • понимать методы маркетинга;
  • уметь брать на себя ответственность и самостоятельно принимать решения;

Чтобы преуспеть в этой области, необходимо иметь хорошие лидерские качества, а для занятия более высоких должностей часто необходима степень магистра, связанная с управлением. Для работы на позициях начального уровня, таких как младшие специалисты, по закупкам, помощники специалистов по закупкам, а также менеджеры отдела снабжения, часто требуется высшее образование и некоторые знания о товаре.

Навыки и обязанности специалиста по закупкам

Например, в Северной Америке для работы на позициях начального уровня крупные поставщики могут потребовать наличие степени бакалавра. Как правило, сотрудники проходят обучение и различные тренинги по продажам, затем по общему контролю, бухгалтерии и контролю запасов. Профессиональные звания в этой области включают в себя титулы Дипломированного специалиста по закупкам — Certified Purchasing Professional (CPP) в США и Certified Professional Purchaser (CPP) в Канаде.

Руководители отдела закупок, специалисты по закупкам, специалисты отдела материально-технического снабжения контролируют бюджет, руководят персоналом, и могут, как анализировать методы закупок, так и заключать контракты с поставщиками.

Эти профессионалы своего дела обязаны разбираться в следующих аспектах:

  1. налоговое право
  2. тенденции в области закупок
  3. этика в области закупок
  4. вопросы глобального аутсорсинга

Специалисты по закупкам и менеджеры отделов снабжения обычно занимаются конкретными вопросами, связанными с закупками, когда как руководители обычно осуществляют общий контроль, включая контроль над менеджерами отделов снабжения. Однако должности и обязанности в разных отраслях и разных компаниях сильно отличаются.

Часто в штат набирается большое количество сотрудников для управления всеми аспектами закупочной деятельности. Но применение последних автоматизированных решений по управлению товарными запасами позволяет расширять ассортимент без найма дополнительных сотрудников. Работники при этом могут снять с себя большой объем работы по расчетам и аналитике заказов, выполняя больше роль операторов системы.

Специалисты по закупкам должны уметь выбирать товар, который захотят купить потребители, поэтому они обязаны разбираться как в тенденциях, так и в экономических условиях, которые влияют на покупательную способность. Например, для введения новых товаров в ассортимент совместно с отделом маркетинга или для подбора более дешевых товаров аналогов.

Те, кто работают в небольших магазинах, могут отвечать за закупки всего ассортимента, тогда как сотрудники крупных компаний могут отвечать только за закупку нескольких групп товаров. В этом случае на помощь им могут прийти специализированные системы управления товарными запасами, которые зачастую работают лучше экспертов. Специалист в этом случае будет исполнять роль оператора системы: проверять корректность заказов и вносить в них корректировки, которые система не способна учитывать. Специалист более высокого уровня может дополнительно отвечать за настройку системы. О том, какие виды систем управления товарными запасами бывают и чем они отличаются, читайте в статье “Как выбрать систему управления товарными запасами и не потратить бюджет впустую”

Взаимодействие специалиста по закупкам с другими отделами

Специалисты по закупкам могут работать совместно с рекламным отделом над рекламной кампанией продуктов, которые они закупают. Важной частью этой работы является дальнейший контроль, так как их ответственность не заканчивается в момент покупки товара. Например, специалисты должны контролировать то, что товары, которые они закупили, расставлены так, чтобы привлечь покупателя. В этом случае может быть полезен контроль по статистике – анализ неслучайного отсутствия спроса и инструменты планограммирования.

Специалисты по закупкам должны отслеживать как потребности клиентов в новых товарах, так и то, как хорошо они распродаются, сколько их нужно закупить, чтобы не было дефицита и хватило места для хранения на складе. При этом необходимо учитывать финансовые возможности компании. Для этого важно наладить взаимодействие с другими подразделениями компании.

Взаимодействие специалиста по закупкам с другими отделами

Отдел продаж обычно имеет свои планы, которые могут формироваться на экспертном уровне, либо, например, с учетом внутрирыночной информации, которая недоступна отделу закупок. Такая информация обязательно должна попадать на вход к специалистам по закупкам. Сотрудники отдела продаж должны иметь возможность предоставить свой план, чтобы отдел закупок обеспечил их запасами для его выполнения.

Со стороны складской логистики также могут быть ограничения: площади заняты неравномерно, часть складов перегружены, есть ограничения на приемку по количеству позиций в смену. Нужно учитывать пропускную способность приемки, скорость транспортировки между складами, вместимость транспортных средств и какие транспортные средства есть в наличии. Вся эта информация должно быть доступна отделу закупок, чтоб специалисты могли корректировать заказы в соответствии с текущей ситуацией.

Финансовый отдел может предъявлять ограничения по бюджету, который можно тратить на закупку в месяц. Финансистов интересует разумность инвестиций в запас: насколько это выгодно, какая предполагаемая доходность денежных средств, под какой процент берутся заемные деньги, какой процент дефицитов и сверхзапасов. Все эти вопросы финансовый отдел может предъявлять специалистам по закупкам. В ответ финансовые специалисты вправе рассчитывать получить исчерпывающую информацию: какой план объема запасов, какие планы закупок на ближайшие периоды, доля неликвидов и сверхзапасов, динамика по ним в ближайшие периоды и т.д.

При проведении промо-акций отделу закупок нужно получить всю информацию о плане активностей от отдела маркетинга для обеспечения наличия продукции в магазинах. Отдел маркетинга в свою очередь в праве ожидать от специалистов по закупкам аналитику по прошедшим акциям и прогноз спроса на будущие. Это поможет более эффективно планировать мероприятия.

Часто у отдела продаж свои способы расчета планов прогнозов и продаж, а у отдела закупок совершенно другие. В результате планы не сходятся, отдел продаж жалуется, что запасов не хватает для обеспечения спроса. Маркетинг по-своему планирует акции и это никак не связно с тем, что планирует отдел закупок. У каждого из отделов свои наработки и методики. Для эффективного взаимодействия между отделами необходимо не только поддерживать хорошие отношения, но и пользоваться единой методикой или единым инструментом, которой будет понятен всем. Современные системы управления товарными запасами обладают широкими функционалом для взаимодействия между отделами и позволяют сотрудникам разных подразделений общаться на одном языке в рамках правильных ключевых показателей. В результате выигрывает не только отдел закупок, на который снижается нагрузка, но и все компания в целом за счет того, что прибыль растет.

Отдел закупок. Цели. Задачи. Обязанности. Мотивация

На любом предприятии существует система закупок. Управляет ими ответственное лицо или специальный отдел. Если компания не большая, приобретением тех или иных предметов может заниматься непосредственно владелец бизнеса. Как правило, на крупных предприятиях обязанность по закупкам возложена на подразделение, которое рассчитывает регулярные затраты, находит поставщиков и заключает с ними соглашения на поставку.

Чем занимает отдел закупок

Отдел закупок – это структурное подразделение предприятия, которое занимается приобретением предметов, необходимых для осуществления деятельности предприятия. Зачастую в перечень покупок входят:

  • сырье и материалы;
  • топливо;
  • запасные части;
  • предметы, необходимые для работы административного персонала;
  • канцелярия, расходные материалы;
  • оплата коммунальных услуг;
  • другие предметы, необходимые для слаженной работы компании.

Управление закупками – это еще одно важное назначение отдела. Именно от того, насколько подразделение рационально распределяет ресурсы, зависит объем производства, себестоимость готовой продукции, и соответственно, доходность компании.

Цели и задачи отдела закупок

В зависимости от специфики отрасли предприятия, отдел закупок ориентирован на достижение определенных целей. А также на него возлагается обязанность по выполнению ряда важных задач. Полный перечень целей и задач напрямую зависит от деятельности компании, ее территориального расположения, организационной формы и других факторов.

Несмотря на то, что назвать все цели и задачи отдела закупок нельзя, можно выделить основные из них, которые свойственны большой группе предприятий:

Цели отдела закупок Задачи отдела закупок
Цели Средства достижения цели Задачи Инструменты для выполнения задачи
Покупка предметов, необходимых для осуществления деятельности компанией Заключение договора на поставку, расчеты с поставщиками Поиск поставщика, готового предложить самые выгодные условия и заключение с ним договора Мониторинг рынка, проведение переговоров, заключение соглашений
Поддержание хорошей оборачиваемости активов Анализ расходов и доходов, планирование затрат, рациональное распределение ресурсов Обеспечение бесперебойных поставок товаров Поддержание связи с поставщиками, своевременная передача заказов
Обеспечение своевременной доставки объектов закупок Контроль сбора, упаковки и отправки товаров Обеспечение налаженной системы связи с поставщиками Своевременное оповещение партнеров о смене телефонных номеров, адресов электронной почты, места нахождения и других контактных данных
Ведение учета закупок Своевременное составление документации, занесение данных в автоматизированные программы Контроль над работой автоматизированных сервисов, в случае необходимости, — ведение ручного учета Анализ результатов, рассчитанных при помощи программы

Надо отметить, что отдел закупок обязан контролировать качество приобретаемых предметов. Если оно неудовлетворительное, нужно организовать возврат. Также важно поддерживать хорошие отношения с надежными поставщиками, научиться грамотно распределять ресурсы и извлекать максимум выгоды из сотрудничества.

Важно! Если работники отдела закупок не могут обеспечить достижение целей и выполнение задач, их необходимо направить на переобучение. В крайнем случае, можно нанять более квалифицированный персонал.

Модели закупочной системы

Деятельность отдела закупок ведется по двум основным моделям: от поставщика и через посредника. В первом случае все поставки осуществляются напрямую от компании, с которой подразделение заключило соглашение. Работа через посредника предполагает организацию специального сортировочного подразделения, куда будут поступать предметы закупок.

Функции отдела закупок

Функции отдела закупок напрямую взаимосвязаны с целями и задачами. То есть, деятельность работников подразделения должна быть направлена на выполнение поставленных перед ними задач:

  1. Поиск надежных поставщиков и проведение переговоров. Руководителю отдела закупок важно найти надежных партнеров, которые будут предоставлять качественную продукцию на взаимовыгодных условиях.
  2. Заключение договора с поставщиками. Важно внимательно ознакомиться с условиями поставок и подписать соглашение только в том случае, если все пункты удовлетворяют потребностям компании.
  3. Обеспечение контроля процесса закупок. Важно своевременно доставлять заказ до партнера и отслеживать его сбор, отправку и доставку.
  4. Анализ расходов компании. Необходимо научится правильно распределять ресурсы, чтобы приобретенные предметы быстро потреблялись, а не лежали на складе невостребованными.
  5. Учет закупок. Все операции должны отражаться в бухгалтерском учете.

Важно! Полный перечень функций, возлагаемых на отдел закупок, отражается в нормативно-правовой документации, регламентирующей деятельность подразделения.

Обязанности работников отдела закупок

Основные обязанности работников отдела закупок прописываются в трудовом договоре. Однако здесь можно найти лишь обобщенные положения. Полный перечень содержится в должностной инструкции и напрямую зависит от деятельности предприятия. Среди основных задач менеджера по закупкам можно выделить следующие обязанности:

  • заключение соглашений с поставщиками;
  • проведение переговоров;
  • поиск партнеров, готовых работать на взаимовыгодных условиях;
  • проверка качества продукции;
  • сверка доставленного объема и ассортимента товаров с содержанием заказа;
  • обеспечение бесперебойных поставок и другие обязанности.

Надо отметить, что невыполнение возложенных на менеджера по закупкам обязанностей говорит о его слабой квалификации. Тогда рекомендуется его переобучить либо перевести на другую должность с меньшей долей ответственности.

Мотивация отдела закупок

Эффективная деятельность отдела закупок напрямую зависит от мотивации работников. Чтобы определить ее уровень, важно провести оценку менеджеров по нескольким критериям:

Критерий Что показывает критерий Предмет мотивации
Торговая наценка на приобретаемые предметы Зависимость между работником отдела и себестоимостью товаров. Как правило, чем выше наценка, тем ниже мотивация. Снижение уровня закупочной цены, оптимизация закупок и распределения затрат.
Оборачиваемость активов Насколько эффективно менеджер распределяет ресурсы Повышение оборачиваемости активов, путем увеличения объема закупок быстро используемых предметов и сокращения числа поставок продукции, которая долго лежит на складе.
План закупок Правильность распределения ресурсов компании Оптимизация системы планирования.
Нормативы МПЗ Хватает ли компании для осуществления деятельности предметов закупок, и не наблюдается ли их излишек Повышение грамотности работников в отношении планирования затрат

Надо отметить, что каждый работник должен иметь собственную заинтересованность в выполнении поставленных перед ним целей. Для этого важно мотивировать менеджеров путем установления поощрений, в том числе денежных.

KPI: критерии оценки эффективности показателей отдела закупок

KPI напрямую зависит от деятельности предприятия и целей отдела закупок фирмы. Например, главной задачей структурного подразделения, занимающегося закупками государственного или муниципального учреждения, является проведение госзакупок посредством электронных аукционов, торговой организации – перепродажа предметов по более высокой цене, производственной фирмы – приобретение сырья и материалов.

Система оценки эффективности показателей отдела закупок позволяет решить несколько важных задач:

  • повышение мотивации сотрудников;
  • постановка целей для работников фирмы;
  • ведение постоянного учета, анализа и контроля;
  • повышение уровня квалификации персонала;
  • снижение затрат, связанных с осуществлением деятельности;
  • увеличение производительности труда.

В итоге, система KPI помогает повысить доходность за счет рационального распределения ресурсов. Чтобы регламентировать критерии оценки эффективности работы менеджера по закупкам, рекомендуется придерживаться трех важных правил:

  1. Необходимо устанавливать такие показатели, которые можно измерить и которых реально достичь.
  2. Нельзя устанавливать много нормативов. Достаточно 4–5 коэффициентов. В таком случае специалист сумеет отслеживать их изменение.
  3. Перечень критериев рекомендуется постоянно пересматривать, например, в зависимости от сезона.

Существует несколько основных показателей, устанавливаемых для менеджера по закупкам, которые можно оценить:

Показатель Формула Расшифровка формулы Стандарт
Взаимосвязь фактического ассортимента и плана Аф / Ап * 100 Аф – ассортимент фактический;

Отдел закупок чем занимается

Если торговая компания хочет обеспечить себе успех, то ей просто необходим специалист, которые смог бы правильно выстроить стратегию по закупкам, найти лучшего поставщика продукции и провести переговоры с компаньоном на выгодных условиях для компании. Такой человек – это специалист по закупкам. На сегодняшний день такая логистическая профессия является очень востребованной и актуальной. Такой человек должен уметь ориентироваться на рынке, уметь соблюдать баланс.

Кто такой специалист по закупкам?

Специалист по закупкам 223 ФЗ – это узкоспециализированный специалист. В обязанности такого сотрудника входит составление планов (как долгосрочных, так и краткосрочных) по закупкам, проверка качественность приобретаемого компанией продукта, прослеживание изменения цен и продвижения товара на рынке, создание и осуществление программ по закупкам, руководство отделом закупок, контроль поставок, проверка нуждаемости предприятия в том или ином товаре. При этом специалист по торговым закупкам должен вести соответствующую документацию и оформлять ее для бухгалтерии и базы данных. Среди требований, которые обычно предъявляют специалисту этой области, находится знание иностранного языка, а так же умение работать с компьютером со знанием Excel, Access, 1С.

А так же очень важной составляющей является наличие знаний и умение ориентироваться в области товаров, закупаемых компанией. Специалист по торговым закупкам должен быть человеком мобильным, коммуникабельным, способным пойти на компромисс, дипломатичным, внимательным. Именно такой человек ведет переговоры с сотрудничающими компаниями и должен суметь заключить договор на условиях, которые станут максимально выгодными для компании. При это очень важно обладать так же аналитическим складом ума, системностью мышления, ответственностью, порядочностью и в то же время хитростью (потому что специалист по торговым закупкам должен уметь найти обходной путь при необходимости).

При этом знание недавно вышедшего закона 223 ФЗ должно быть у такого специалиста обязательно. Этот закон (223 ФЗ) – о закупках товаров, о работе и услугах отдельных юридических лиц. В силу он вошел не так давно, в 2011 году. То есть без знания закона 223 ФЗ специалиста даже специалистом никто не назовет и сегодня при приеме на работу ( или же в объявлениях по оказанию логистических услуг) очень часто указывают о знании закона 223 ФЗ. Специалист по закупкам – это представитель логистики, а сегодня логистика – это развивающаяся отрасль, она просто необходима для компаний, которые хотят развиваться успешно. Спрос на специалистов высокого уровня растет все больше с каждым годом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *