Первичная бухгалтерия что к ней относится
Перейти к содержимому

Первичная бухгалтерия что к ней относится

  • автор:

Первичная документация («Первичка»)

Первичная документация бухгалтерского учета — это документы, которые оформляются для любой хозяйственной операции. Они служат основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Посмотрим, какие реквизиты обязательно должны содержать первичные документы бухгалтерского учета.

Первичные документы бухгалтерского учета готовятся для каждой сделки, в том числе, чтобы подтвердить ее реальность.

Перечень первичных документов бухгалтеркого учета не ограничен. Компания может самостоятельно разработать те формы первичных документов, которые она собирается применять.

Договор

Договор регламентирует права и обязанности субъектов сделки. Нужно стараться делать так, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товара/подряда/займа/возмездного оказания услуг и т д. Гражданским Кодексом разрешается заключение договора в устной форме.

Счет

Счет выписывается покупателю, который оплачивает указанную сумму в счете. Соответственно, он принимает условия договора. Определенной формы данного документа нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму счета на оплату. Кроме того, счет может содержать дополнительную информацию об условиях сделки. Например, сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т д. Статья 9 Федерального Закона от 06.12.11 № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главного бухгалтера, руководителя компании или уполномоченного лица не являются обязательным реквизитом для данного документа. Кроме того, печать также не требуется.

Платежные документы

Они подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности). Платежное поручение покупатель получает в банке, производя оплату по безналу. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными. Все поля заполняются по правилам, которые утверждены положением Банка России от 19.06.2012 № 383-П в последней редакции от 05.07.2017.

Товарная накладная

Данный документ применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании. Накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и позволяет зафиксировать отпуск товаров на сторону, а второй — передается покупателю и позволяет оприходовать полученные товарно-материальные ценности. Данные, которые зафиксированы в накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре. Уполномоченные лица, которые дают разрешение на отпуск товаров, должны собственноручно подписывать накладную. Подписи должны быть заверены печатью организации. Должностные лица, которые принимают товар, расписываются в товарной накладной, ставят печать.

Акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг)

Этот документ подтверждает факт, стоимость, а также сроки выполнения работ (оказания услуг). Акт необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

Счет-фактура

Счет-фактура содержит информацию о сумме денежных средств, и фактурную часть (информацию бухгалтерского учета). Данный документ крайне важен, так как он является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Все компании, которые являются плательщиками НДС обязаны выписывать счета-фактуры. Счет-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается продавцом товара или услуги. Один экземпляр передается покупателю, другой остается у продавца.

Первичная документация в бухгалтерии

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл. Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы. Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждает ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров. Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью. Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

  • Название документа.
  • Дата создания.
  • Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
  • Содержание документа или хозоперации.
  • Натуральные и денежные показатели.
  • Данные ответственных лиц.
  • Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

  • данные продавца и покупателя;
  • информацию о товаре, его стоимости и количестве;
  • подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.

Первичная бухгалтерия что к ней относится

Статья 9. Первичные учетные документы

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Что входит в первичные документы бухгалтерского учета

Компании и ИП должны документально оформлять все операции, которые связаны с деньгами или имуществом. Это требование закона. Поэтому первичные документы важно правильно составлять, вести, хранить.

Что такое первичные документы

Первичный документ — бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, перемещение материалов, начисление резервов. На основании первичных документов компании ведут бухгалтерский и налоговый учет, а ИП — только налоговый.

Примеры первичных документов: товарная накладная, акт приемки выполненных работ, в том числе КС-2, акт ОС-1, авансовый отчет, бухгалтерская справка. Часто бухгалтеры называют первичные документы «первичкой».

Бухгалтерская справка — образец

Перечень первичных документов

В законодательстве нет обязательного перечня форм первичных документов. Состав первички определяет руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером или ИП.

Если сделку условно разделить на три этапа, ее документальное сопровождение выглядит так:

  1. На первом этапе заключают договор, значит, понадобится договор и счет на оплату.
  2. На втором этапе — оплата по сделке — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру.
  3. На третьем этапе — исполнение сделки — нужна товарная накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг.

Второй и третий этап могут меняться местами, если по договору предусмотрена постоплата. Также у каждого вида бизнеса могут быть еще свои документы. Примеры мы собрали в таблице.

Первичные документы в зависимости от вида деятельности

Вид деятельности Основные документы
Торговля Товарная накладная, акт об установлении расхождений по количеству и качеству товаров, акт о приемке товаров
Строительство Акт КС-2 и справка о стоимости выполненных работ КС-3
Грузоперевозки и пассажирские перевозки Транспортная накладная и путевой лист

Если видов деятельности несколько, например торговля и услуги, по каждому виду будет свой перечень первички.

Какие формы использовать для первички

Формы документов бывают унифицированные и разработанные самостоятельно.

Унифицированные формы обязательны для документов из специального перечня. В таблице мы собрали примеры таких документов.

Примеры обязательных унифицированных форм документов

Где применяют Форма документа Основание
Кассовые операции Приходный кассовый ордер — форма КО-1

Остальные унифицированные формы документов бизнес применять вправе, но не обязан. Это, к примеру, товарная накладная ТОРГ-12 или акт ОС-1. Но обычно их используют учетные программы, а с ними компании и ИП.

Самостоятельно разработанные формы. Для документов, которые не входят в перечень, формы можно разработать самим. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, о них расскажем дальше.

Применяемые формы надо утвердить в учетной политике: разработанные самостоятельно — привести в качестве приложений, унифицированные — просто перечислить.

Обязательные реквизиты первичной документации

Обязательные реквизиты бывают двух типов:

  • общие — для всех первичных документов;
  • специфические — для конкретных документов.

Общие обязательные реквизиты должны быть в любой первичке — неважно, унифицированная это форма или собственный бланк.

Специфические реквизиты — указаны в нормативном акте с правилами заполнения конкретного документа. Например, такие реквизиты есть:

  • у путевого листа — в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390;
  • у транспортной накладной — в постановлении правительства от 21.12.2020 № 2200.

В первичный учетный документ можно включать дополнительные реквизиты. Они не обязательные. Например, такими могут быть наименование структурного подразделения, гриф утверждения или согласования, отметка о заверении копий, печать.

Партнерская программа для бухгалтеров

Партнерская программа для бухгалтеров

  • Платим за клиентов, которые пришли в Тинькофф Бизнес от вас
  • Получайте процент от прибыли или фиксированную сумму
  • Выделяем персонального менеджера

Узнать больше

Правила оформления первичных документов

Если не учитывать требования к оформлению документов, налоговый инспектор может не принять первичку. Это означает, что расходы бизнеса ничем не подтверждены и возникли ниоткуда. А раз так, то и уменьшать налоговую базу компания или ИП не вправе. Если все-таки уменьшили, а с первичкой проблемы, — могут доначислить налоги и оштрафовать. Поэтому разберем самые важные моменты оформления.

Способ оформления первички — на бумаге или в электронном виде — выбирают самостоятельно и фиксируют в учетной политике. Можно выбрать единый вариант для всех документов или комбинированный. Например, часть документов оформлять на бумаге, а часть — в электронном виде.

Язык. Первичные учетные документы составляют на русском языке. Документ на иностранном языке должен содержать построчный перевод на русский язык. Исключение — ситуация, когда ведете деятельность в иностранном государстве и документы составляют на его языке в соответствии с чужим законодательством.

Валюта. Все первичные документы должны быть в рублях. Если нужны показатели в иностранной валюте, их можно добавить как дополнительный реквизит.

Цвет чернил. Первичные документы можно заполнять и подписывать чернилами любого цвета. Как правило, документы заполняют и подписывают чернилами синего, фиолетового или черного цвета. А вот заполнять документы простым карандашом нельзя. Все записи должны быть в хорошем качестве в течение срока хранения документов.

Подпись. Все первичные документы должен подписать человек, который их составил, либо сотрудник с правом подписи таких бумаг. Бумажные документы подписывайте собственноручной подписью, электронные — КЭП (квалифицированной электронной подписью).

Нельзя подписывать документы факсимиле — ставить штамп, точно копирующий собственноручную подпись человека. Такие документы не примет налоговая.

Заверенные факсимильной подписью документы не могут подтверждать право на вычет

Ситуация. Налоговая в ходе проверки запросила документы у компании. Компания представила документы с факсимильной подписью.

Аргументы. Налоговая доначислила НДС 630 000 ₽, так как нельзя применять вычет по НДС по документам, подписанным факсимиле. Компания не согласилась с решением налоговой и обратилась в суд.

Решение. Суд поддержал выводы налоговой. Счета-фактуры и товарные накладные, подписанные факсимильной подписью, составлены с нарушением и не могут быть основанием для применения вычетов по НДС.

Дата учета. Даты учета первички в бухгалтерском и налоговом учете могут отличаться. В бухучете операцию отражают в периоде, когда ее совершили, даже если документ поступил с опозданием. В налоговом учете же нельзя учесть расходы без документа. Если первичка поступила с опозданием, расходы можно учесть только в том периоде, когда получен документ.

Срок выставления документов. Срок, когда нужно выставить документ, зависит от сделки и вида документа:

  • накладная на отгрузку ТМЦ — сразу при отгрузке товаров со склада;
  • акт о выполнении работ составляют на дату завершения работ;
  • акт об оказании услуг составляют на дату оказания услуги;
  • счет-фактура как на отгрузку товаров, так и на выполнение работ, оказание услуг — не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки, выполнения работ или оказания услуг.

Исключение — товары поставляют или оказывают услуги в течение длительного срока. В этом случае счет-фактуру можно выставлять по окончании месяца оказания услуг или поставки товаров или по окончании квартала.

Как проверить первичные документы: критичные ошибки

Ошибки в первичке условно можно разделить на критичные и некритичные для признания расходов.

Критичные ошибки. Из-за них инспекторы не признают расходы, и доказывать реальность операции придется другими документами. К критичным относят ошибки, которые не позволяют идентифицировать налогоплательщика, контрагента или саму хозяйственную операцию.

Например, неверно указано название компании, которая составила документ, количество и стоимость товаров не совпадают с данными в счете-фактуре и транспортной накладной, нет подписей ответственных лиц или же сотрудник, подписавший документ, в компании не работает или не вправе подписывать этот документ.

Некритичные ошибки. Это ошибки и неточности, которые не мешают идентифицировать контрагентов и операцию. Их можно не исправлять. Например, нет номера в актах, накладных. Или же название компании написано с опечаткой, заглавная буква написана вместо строчной, лишние дефисы, точки и запятые, кавычки, но эти ошибки не мешают идентифицировать стороны сделки.

Как исправлять первичку

Если в документе обнаружили ошибку, ее нужно исправить. Правила исправления ошибок прописаны в ФСБУ 27/2021.

Нельзя исправлять кассовые и банковские документы:

  • приходный кассовый ордер — форма № КО-1;
  • расходный кассовый ордер — форма № КО-2;
  • платежное поручение и требования.

Если в таком документе допущена ошибка, вместо него нужно оформить новый.

В остальных документах ошибку можно исправить. Порядок исправления зависит от того, в какой форме составлен документ: на бумаге или в электронном виде.

Документ на бумаге исправляют так: зачеркивают ошибку вручную, вписывают верные данные, пишут «Исправлено», ставят дату. Исправление заверяет сотрудник, подписавший документ.

Бухгалтер ООО «Орион» обнаружил ошибку в требовании-накладной: вместо названия цемента «М-400-Д20» сотрудники указали другое — «М-500-А10».

Бухгалтер исправил запись: зачеркнул «М-500-А10», написал правильную — добавил «Исправлено» и дату исправления. Исправление заверили сотрудники, которые составили требование-накладную: Бровко и Летов.

Пример исправления ошибки в документе

Электронный документ. Для исправления электронного документа нужно оформить новый с верными данными. В нем указывают, что документ составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих людей.

Как принимать к учету первичные учетные документы

Чтобы принять к учету первичку, бухгалтеру нужно проверить такие моменты:

  • в документе есть обязательные реквизиты;
  • заполнены все данные;
  • подписи со стороны контрагента соответствуют подписям руководителя или лиц, уполномоченных руководителем;
  • документ ранее не принимался к учету.

Принять к учету можно оригинал первичного документа. Если оригинала нет, в большинстве случаев нельзя подтвердить операцию незаверенной копией документа, в том числе скан-копией, фотокопией. В исключительных случаях скан можно использовать в бухучете, но только как временную меру для своевременного отражения операций. Дальше нужно будет получить оригиналы документов от контрагентов.

Кто может подписывать первичные документы

Подписывать первичные документы может руководитель или ИП. Передать право подписи первичных документов компании можно приказом или доверенностью. Реквизиты этого документа указывайте рядом с подписью и Ф. И. О. подписанта в первичном документе. А вот ИП право подписывать первичку делегировать не может — придется делать все самому. Исключение — счета-фактуры, на их подпись можно оформить нотариальную доверенность.

Приказ. Если право подписи передают сотруднику компании, нужно оформить приказ. Если таких сотрудников сразу несколько, их можно оформить списком в приложении к приказу. Там указывают должность, Ф. И. О. и документы, которые сотрудник сможет подписывать. Можно установить ограничение по сумме, на которую оформлен документ. В отдельной графе приказа следует проставить образец подписи уполномоченного лица.

Приказ на право подписи первичных документов — образец

Доверенность. Этот документ понадобится в двух случаях:

  1. Руководитель передает право подписи не сотруднику компании.
  2. Сотрудник представляет компанию в любых правоотношениях с третьими лицами. К примеру, банку будет недостаточно приказа компании.

Доверенность можно оформить в бумажном или электронном виде. В ней обязательно должны быть реквизиты: дата совершения, сведения о доверителе и представителе, подпись доверителя. Без них доверенность недействительна. Остальные реквизиты указывают по своему усмотрению.

Доверенность от организации на передачу права подписи не нужно заверять у нотариуса. Если же лицо, получившее право подписи по доверенности, решит его передоверить другому лицу, тогда такое передоверие нужно заверить нотариально.

Хранение первичных документов

По общему правилу, первичные документы нужно хранить минимум пять лет, считая с года, в котором они в последний раз использовались для исчисления налоговых обязательств. Для некоторых документов установлены другие сроки. После истечения срока хранения документы можно уничтожить.

Срок хранения первичных документов — стандартно не менее пяти лет после окончания отчетного года.

Для отдельных видов документов установлены свои сроки. Например, при переносе убытков на будущее нужно хранить первичные документы в течение всего периода переноса плюс пять лет.

Как хранить. Хранить первичные документы нужно в том виде, в котором они были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — на бумаге. Переводить бумажные документы в электронный вид для хранения нельзя.

Как уничтожить. После истечения срока хранения документы можно уничтожить — после проведения экспертизы ценности. Для этого приказом создают комиссию. Она проверит, какие документы можно утилизировать, какие надо продолжать хранить, а какие передать в сторонний архив.

Когда комиссия отберет документы на уничтожение, оформляют акт. После этого документы можно уничтожить.

Документы передают на уничтожение в специализированную компанию. Исключение — документы, содержащие персональные данные, с пометкой «Для служебного пользования» и документы, содержащие информацию ограниченного доступа. Их измельчают в шредере, а бумажные отходы передают на утилизацию.

Ответственность за нарушения

Размер штрафа зависит от вида нарушения, их может быть несколько.

Непредставление первичных документов по запросу налоговой. За это бизнес штрафуют на 200 ₽ за каждый документ.

Отсутствие первичных документов — грубое нарушение правил учета. За такое нарушение компании или ИП грозит штраф 10 000 ₽. При повторном нарушении — 30 000 ₽. Если нарушение привело к занижению суммы налогов в бюджет, оштрафуют на 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

Непредставление первичных документов для налогового контроля грозит штрафом для должностных лиц, например директора. Размер штрафа — от 300 до 500 ₽.

Отсутствие кассовых документов — нарушение кассовой дисциплины. За это предусмотрен штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 ₽, для малого предприятия — от 20 000 до 25 000 ₽, для средней и крупной компании — от 40 000 до 50 000 ₽. ИП штраф не грозит — они не обязаны соблюдать порядок кассовых операций.

Главное

  1. Первичные документы, или первичка, — бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, продажу товаров, покупку материалов.
  2. Состав первички определяет руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером или ИП.
  3. Формы документов можно использовать как унифицированные, так и разработанные самостоятельно. Однако некоторые унифицированные формы обязательны, например приходный кассовый ордер.
  4. Ошибки в документах могут быть критичными и некритичными. Например, если из-за ошибки невозможно определить поставщика, — она критичная. Налоговая может не принять документ и доначислить налоги. А отсутствие номера акта — некритичная ошибка и ни на что не повлияет.
  5. Принять к учету можно оригинал документа. Если поставщик прислал копию, такой документ нужно заменить.
  6. Руководитель может как сам подписывать документы, так и передать право подписи первичных документов другим лицам приказом или доверенностью. ИП придется подписывать документы самостоятельно: выдать нотариальную доверенность он может только на подписание счетов-фактур.
  7. По общему правилу, хранить первичную документацию нужно пять лет, считая с года, в котором она в последний раз использовалась для исчисления налоговых обязательств.

Возьмем бухгалтерию на себя

Возьмем бухгалтерию на себя

  • Бесплатный онлайн-сервис или персональный бухгалтер
  • Для бизнеса на УСН «Доходы» и АУСН
  • Напомним вам обо всех налогах и взносах

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *