Электронные трудовые книжки в какой программе их надо вести
Перейти к содержимому

Электронные трудовые книжки в какой программе их надо вести

  • автор:

Совет: Как вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП 3.1 – заполнение формы СЗВ-ТД

Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года, все работодатели обязаны формировать ЭТК на каждого работника и передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст.3 ФЗ от 16.12.2019 г. N 439-ФЗ).

Несмотря на то, что программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (Редакция 3.1) уже поддерживает функционал ЭТК и автоматизирует процесс работы с ними, у работодателей остается множество вопросов по оформлению операций.

В статье мы рассмотрим следующие вопросы:

  1. Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) – правила и сроки заполнения и представления
  2. Документооборот в 1С:ЗУП 8 при получении от сотрудника заявления о порядке ведения трудовой книжки
  3. Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при приеме на работу нового сотрудника
  4. Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при увольнении сотрудника
  5. Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при кадровом переводе сотрудника

Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) – правила и сроки заполнения и представления

  • представляется, начиная с 1 января 2020 года, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности;
  • является документом персонифицированного учета;
  • заполняется отдельно на каждого сотрудника на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
  • заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе);
  • заполняется отдельно на каждого сотрудника, если в отчетном месяце произошло одно из событий:
    • прием на работу;
    • перевод на другую постоянную работу;
    • увольнение с работы;
    • подано зарегистрированным лицом заявление о порядке ведения страхователем трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде;
    • изменение наименования страхователя;
    • установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
    • лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью.

    документы ЭТК в 1С ЗУП 3.1

    Документооборот в 1С:ЗУП 8 при получении от сотрудника заявления о порядке ведения трудовой книжки

    В течение 2020 года сотрудник может подать заявление о порядке ведения электронной книжки – выбрать бумажный вариант, либо полный переход на электронную форму. При этом, даже если сотрудник выбрал бумажную форму, электронная трудовая книжка будет вестись параллельно. В нашем примере сотрудник Электронов И.И. написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Вводим новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

    заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в 1С ЗУП 3.1

    Заявление заполнить и провести. Затем, по кнопке Печать выводим на печать Уведомление сотруднику об изменениях в трудовом законодательстве.

    заявление сотрудника о продолжении ведения трудовой книжки в 1С ЗУП 3.1

    И Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ

    печать Уведомления сотруднику об изменениях в трудовом законодательстве в 1С ЗУП 3.1

    Эти два документа отдаем на подпись сотруднику. В документе Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД отразится полученное заявление. В документе отражаются все операции по всем сотрудникам за отчетный период.

    печать заявления сотрудника о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с ТК

    Информацию можно детализировать по каждому сотруднику. Для этого предназначен список Мероприятия, который собирает все операции из СЗВ-ТД.

    мероприятия ЭТК по сотруднику о продлении ведения трудовой книжки

    В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей. Этот отчет теперь можно будет сдать в ПФР в бумажном виде, или отправить через сервис 1С-Отчетность.

    отчет Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД) в 1С ЗУП 3.1

    Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при приеме на работу нового сотрудника

    Вернемся немного назад и примем на работу сотрудника Электронова И.И. В кадровые документы разработчики добавили флаг Отразить в трудовой книжке, который автоматически отражает документ в СЗВ-ТД. При создании документа Прием на работу Флаг активирован автоматически – снимать его не нужно.

    прием на работу в 1С ЗУП 3.1 с ЭТК

    Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Прием на работу.

    отражение приема на работу в СЗВ-ТД в 1С ЗУП 3.1

    Мероприятие по приему сотрудника Электронова И.И.

    мероприятия ЭТК по приему на работу сотрудника в 1С ЗУП 3.1

    В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей.

    документы ЭТК в 1С ЗУП 3.1

    Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при увольнении сотрудника

    Как и в предыдущем случае, в документе Увольнение обязательно должен быть установлен Флаг Отразить в трудовой книжке. При создании документа Флаг устанавливается программой автоматически.

    увольнение по ЭТК в 1С ЗУП 3.1

    Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Увольнение.

    отражение увольнения в СЗВ-ТД в 1С ЗУП 3.1

    С релиза 3.1.13.120, если до момента увольнения по сотруднику в 2020 году не было отражено в программе ни одного мероприятия, то сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя отражаются в СЗВ-ТД автоматически (необходима проверка и контроль).

    автоматическое формирование записи о приеме в СЗВ-ТД

    В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Вычетову И.П.

    форма отчета об увольнении СЗВ-ТД

    Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при кадровом переводе сотрудника

    В документе Кадровый перевод (при создании нового документа) Флаг Отразить в трудовой книжке программой автоматически НЕ устанавливается, так как не все мероприятия по Кадровому переводу должны отражаться в Форме СЗВ-ТД. Пользователю необходимо самостоятельно принять решение об установке Флага в зависимости от перевода. В нашем примере сотрудник Отпускникова Н.А. переведена в другое подразделение и на другую должность, такой перевод отражается в СЗВ-ТД, поэтому в документе устанавливаем Флаг Отразить в трудовой книжке.

    кадровый перевод ЭТК в 1С ЗУП 3.1

    Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Кадровый перевод.

    отражение кадрового перевода СЗВ-ТД в 1С ЗУП 3.1

    Мероприятие по кадровому переводу сотрудника Отпускниковой Н.А.

    просмотр мероприятия кадрового перевода ЭТК в 1С ЗУП 3.1

    В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Отпускниковой Н.А.

    В какой программе вести электронные трудовые книжки

    Где вести электронные трудовые книжки (ЭТК), какое программное обеспечение использовать для этой цели, кадровики и руководители компаний решают, исходя из возможностей и потребностей предприятия. Разработчики предлагают различные сервисы и программы для электронного взаимодействия с Пенсионным фондом России, в том числе, и бесплатные. Напомним, что сдавать бумажную отчетность в ПФР могут лишь те работодатели, у которых трудятся меньше 25 застрахованных лиц (ст. 8 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Учитываются не только штатные сотрудники, но и лица, работающие по гражданско-правовым договорам.

    Почему нужна программа для заполнения электронных трудовых книжек

    С 2020 года работодатели предоставляют в ПФР новый вид отчетности – «Сведения о трудовой деятельности» по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФР № 730п от 25.12.2019). Она подается, если в течение предыдущего месяца в отношении хотя бы одного сотрудника производились кадровые изменения, а именно:

    • его приняли на работу;
    • он был уволен;
    • его на постоянной основе перевели на другую работу;
    • работнику запретили занимать определенную должность (решением суда);
    • у него изменилась квалификация, или он приобрел еще одну специальность;
    • работник подал заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку в бумажном виде или перейти на ее электронный формат (п.2 ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

    Любое из вышеперечисленных событий должно фиксироваться в форме СЗВ-ТД и передаваться в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца. Если оно выпадает на выходной, тогда последним сроком ее подачи становится ближайший рабочий день. При отсутствии кадровых событий сдавать форму не надо.

    На основе данных отчетов Пенсионный фонд формирует электронные трудовые книжки официально работающих россиян. Если сведения, подаваемые на бумаге, могут быть сформированы в любой программе, например, в Eхcel, то специальное программное обеспечение создается, чтобы помочь работодателю заполнить требуемую форму в электронном виде и удаленно передать ее в ПФР.

    В какой программе вести электронные трудовые книжки рекомендует ПФР

    Список бесплатных программ, в которых можно подготавливать и передавать различные виды отчетности, размещен на официальном сайте Пенсионного фонда России. Некоторые из них подходят для составления отчета по форме СЗВ-ТД и его отправки. Обращаем внимание, что в настоящий момент обязанности работодателя по ведению ЭТК ограничиваются подготовкой и своевременной подачей отчетности по указанному формату в бумажном или электронном варианте (по мере необходимости, то есть если произошло одно из вышеуказанных кадровых изменений). Непосредственным формированием ЭТК граждан России занимается ПФР.

    Однако программа для ведения электронных трудовых книжек сможет взаимодействовать с пенсионным ведомством только после заключения с ним соответствующего соглашения об электронном документообороте (ЭДО). Для его оформления нужно подать заявку в районное отделение ПФР, которая подлежит согласованию. Если она одобрена, между Пенсионным фондом и организацией (или ИП) заключается договор об ЭДО. Заявка рассматривается в течение двух рабочих дней.

    Кратко рассмотрим несколько вариантов бесплатного программного обеспечения, рекомендованного Пенсионным фондом для составления отчетности по форме СЗВ-ТД:

    • «Spu_orb» — программа для ведения электронных трудовых книжек, позволяющая сформировать и распечатать отчет, выгрузить пачки документов для пенсионного ведомства. Подходит для таких старых операционных систем, как WindowsXP. Распространяется бесплатно, регулярно обновляется.
    • «ПД СПУ» — еще одна бесплатная программа для электронных трудовых книжек. Разработана в г. Смоленске. Ориентирована на компьютеры, где установлена операционная система Windows (версии XP, 2000, 7, 8, 10, Vista). Позволяет заполнять и распечатывать необходимые формы отчетности, переводить их в формат электронных документов. Снабжена справочным руководством по работе с программой.
    • «Документы ПУ-6» — позволяет сформировать отчетность по форме СЗВ-ТД. Занимает на компьютере немного места – около 65 Мбайт.

    Пользователи-работодатели не обязаны вести электронные трудовые книжки в программном обеспечении, представленном лишь на сайте Пенсионного фонда. Для формирования отчетности они могут выбрать любую удобную для них программу, платную или бесплатную. Например, возможность формирования СЗВ-ТД реализована разработчиками в программе 1С: ЗУП 8.3 по учету зарплаты, а также в программах, предназначенных для электронного обмена – «Контур Экстерн» и т.п.

    Пенсионный фонд напоминает, что для предоставления отчетности удаленно, организации необходимо визировать документы электронной подписью руководителя. Использование подписи лицом, не являющимся ее владельцем, недопустимо. Сведения, касающиеся персонифицированного пенсионного учета, относятся к персональным данным сотрудников. Поэтому их обработка и пересылка осуществляется в полном соответствии с законодательством об их защите.

    На сайте ПФР также приведен список и контакты удостоверяющих центров, которые оказывают услуги изготовления и поддержки сертификата электронного ключа подписи руководителя, а также электронного обмена с ПФР. В частности, в списке представлены:

    • АО «ЦентрИнформ» (система «Контур-Экстерн»);
    • ООО «Компания Тензор» (система «СБиС++ Электронная отчетность»);
    • ООО «Такском» (ПК «Спринтер»), и другие.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Создание электронной трудовой книжки в 1С

    В начале использования электронных трудовых книжек в текущем году нет ничего сложного. Для этого требуются создание уведомлений, прием заявлений, формирование электронных книжек и отчетов в ПФР. Переходя на электронные трудовые книжки, следует сформировать уведомление, дать прочитать его работникам и попросить их расписаться, получить от них заявления о варианте ведения их трудовой до декабря года.

    Для начала необходимо сформировать уведомление о начале использования в компании электронных трудовых книжек. Шапка уведомления оформляется обыкновенным для компании способом. Содержание документа о начале использования электронных трудовых выглядит приблизительно так:

    Уведомление о ведении электронных трудовых книжек

    1. Сообщаем, что с 1 января 2020 года данные о Вашей работе собираются и ведутся в электронной форме (содержатся на информационных ресурсах ПФР).

    2. Ведение трудовой книжки в электронной форме обеспечивает работнику возможность получения доступа к указанным в ней данным путем обращения за ними к руководителю, а также путем обращения с соответствующим запросом:

    • в отделение ПФР;
    • в МФЦ.

    3. Доступ к данным о Вашей работе также можно получить в личном кабинете сотрудника:

    • на веб-ресурсе ПФР;
    • на сайте Госуслуг.

    4. С учетом всего вышесказанного трудовая книжка на бумаге больше не является базовым документом о Вашей работе, Вы вправе написать отказ от ее использования. Вы добровольно решаете вести трудовую книжку только в электронной форме и принимаете это решение самостоятельно по своему усмотрению.

    5. Сотруднику, принявшему решение вести трудовую книжку лишь в электронной форме, необходимо не позже последнего дня текущего года составить на имя работодателя заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности согласно статье 66.1 Трудового Кодекса России (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В данном случае сотруднику будет предоставлена трудовая на бумаге.

    6. Сотруднику, который не желает вести трудовую книжку только в электронной форме, необходимо не позже последнего дня текущего года составить на имя работодателя заявление о продолжении ведения им трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового Кодекса России (заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме).

    7. Если от сотрудника не поступало ни одного из упомянутых документов, его трудовая книжка будет вестись согласно статье 66 Трудового Кодекса России (иными словами, на бумаге).

    8. Право на ведение трудовой книжки на бумаге остается у сотрудника и при приеме на другое рабочее место. Переход на ведение трудовой лишь в электронной форме возможен и после обозначенной даты. Для этого нужно просто составить на имя работодателя соответствующее заявление.

    К данному уведомлению необходимо приложить лист ознакомления, в котором персонал должен расписаться и поставить дату.

    Затем нужно получить от каждого работника заявление о том, желает ли он, чтобы его трудовая стала исключительно электронной, либо он принял решение вести трудовую на бумаге. Во втором случае все равно нужно будет вести документ еще и в электронной форме.

    Заявление работника на выдачу электронной трудовой в 1С

    Исходя из выбранного метода: в бумажной либо электронной форме – создаются соответствующие формы для печати заявлений в 1С.

    Форма для печати заявления от работника на выдачу электронной трудовой

    Электронная трудовая ведется со дня получения данного заявления. При этом необходимо отдать работнику трудовую на бумаге. В ней должна быть запись в свободной форме приблизительно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ».

    Форма для печати заявления от работника в 1С в случае ведения трудовой на бумаге

    Если трудовая книжка будет вестись на бумаге, работодатель дополнительно должен вести еще и электронную книжку.

    Переход к непосредственному оформлению электронных трудовых книжек

    Перед созданием электронной трудовой в 1С необходимо обязательно поставить галки в кадровой документации.

    После предварительных подготовки и настройки можно начинать переход к процессу формирования новой электронной трудовой для работника.

    • Открытие в меню программы «Электронные трудовые книжки», клик на «Создать», выбор «СТД-Р».
    • Создание электронной трудовой в 1С.
    • В форму «СТД-Р» 1С на автомате внесет необходимые сведения по работнику.

    Форма для печати электронной трудовой в 1С

    Возможны ее распечатка, проставление на ней подписи, выдача работнику, если это потребуется.

    Электронные трудовые книжки: как начать использовать

    Электронные трудовые книжки: как начать использовать

    С этого года работодатели должны вести трудовые книжки в электронном виде. В связи с этим вводится новый вид отчетности, представляемой в ПФР, — сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по форме СЗВ-ТД. Соответствующие изменения в ТК РФ и закон о персучете были внесены в конце 2019 года. Переход на ЭТК планируется в течение 2020 года. Работодателям помимо новой отчетности в ПФР нужно предпринять определенные действия. Подробнее эксперты 1С рассказывают в статье.

    Для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассказываем более подробно.

    Оповещение работников о введении электронных трудовых книжек с 2020 года

    В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку.

    Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами.

    Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи.

    Крайний срок — 30.06.2020 включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    1С:ИТС

    Подробнее о локальных нормативных актах (как их принять, как ознакомить с ними сотрудников и пр.) см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

    Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ЭТК

    Не позднее 31.12.2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку (см. рис. 1).

    Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

    005.jpg

    Рис. 1. Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

    Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

    Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

    Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

    Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

    Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020, могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):

    • работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
    • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

    В отношении работников, впервые поступивших на работу начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

    Заявление с волеизъявлением сотрудника включено в решения системы «1С:Предприятие 8».

    Подробнее о сроках поддержки заявления о выборе сотрудником способа получения сведений о трудовой деятельности в учетных программах «1С:Предприятие 8» можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» .

    В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 подготовить Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности можно в меню Кадры — Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов по желанию сотрудника (см. рис. 1):

    • Ведение бумажной трудовой книжки;
    • Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

    По кнопке Заявление для каждого сотрудника будет подготовлено для печати соответствующее заявление, на котором сотрудник поставит подпись. Информация о произведенном выборе будет включена в состав отчета СЗВ-ТД.

    Внесение изменений в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры при переходе на ЭТК

    Работодателям в первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

    В частности, изменений могут потребовать:

    1. Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
    2. Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
    3. Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек, и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте в 1С:ИТС . С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться также в 1С:ИТС .
    4. Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

    1С:ИТС

    Подробнее об учете и хранении трудовых книжек см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

    Представление в ПФР данных о работниках

    В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР новый вид отчетности – форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника». Введение новой формы связано с переходом на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в законодательство о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

    С 01.01.2020 сведения в Пенсионный фонд РФ работодатели должны представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (п. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ):

    • прием на работу;
    • перевод на иную постоянную работу;
    • увольнение;
    • представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;
    • обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

    С учетом переноса выходных дней впервые представить сведения в ПФР нужно будет не позднее 17.02.2020 за январь 2020 года (см. письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).

    С 01.01.2021 направлять в ПФР форму персотчетности придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

    Помимо подачи сведений в Пенсионный фонд РФ, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику в период работы и при увольнении.

    Кроме того, работник получит право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД , проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проекты приказов об утверждении других форм :

    • для заполнения работодателем — форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
    • для заполнения органами ПФР — форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

    В связи с переходом на ЭТК Пенсионный фонд РФ подготовил новый порядок электронного документооборота с работодателями . Электронный документооборот между работодателем и ПФР осуществляется при помощи автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ нового поколения (АИС ПФР-2). Оператором этой системы является ПФР.

    Новый порядок будет действовать начиная с отчетности СЗВ-ТД, поэтому для того, чтобы ПФР смог принять форму СЗВ-ТД, необходимо из программы отправить специальное заявление в ПФР и дождаться положительного результата его рассмотрения.

    После обновления ваша программа сама предложит отправить эти заявления.

    Если вы пропустите уведомление, то:

    • в программах на управляемых формах необходимо в разделе Уведомления формы 1С-Отчетность нажать кнопку Создать и выбрать пункт Заявление на подключение к ЭДО ПФР;
    • в остальных программах — в форме Журнал обмена с контролирующими органами открыть раздел ПФР, закладка Исходящие документы. Здесь нужно переключить режим отображения на Заявления ЭДО ПФР и нажать кнопку Новый.

    В «1С:Предприятии 8» проект формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», электронный формат СЗВ-ТД, форма СТД-Р поддерживаются с выходом очередных версий (см. таблицу).

    Программа

    Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)

    (по проекту)

    «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» (СТД-Р)

    Выпуск версии (запланирован)

    «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) (ПРОФ, КОРП, базовая)

    3.1.12.113 от 10.01.2020

    3.1.12.113 от 10.01.2020

    «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) (КОРП)

    Запланировано 2.5.14.х от 31.01.2020

    2.5.14.х от 31.01.2020

    «1С:ERP Управление предприятием 2»

    Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

    Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

    «1С:Комплексная автоматизация 8» (ред. 2.0)

    Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

    Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

    «1С:Управление производственным предприятием 8» (ред. 1.3)

    Запланировано 1.3.132 от 30.01.2020

    Запланировано 1.3.133 от 27.02.2020

    Запланировано 3.0.175 от 30.01.2020

    «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)

    Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020

    Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020

    «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)

    Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020

    Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020

    Подробнее о сроках реализации можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» в разделе «Оплата труда».

    В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р, сохранение файлов отчетов и выгрузка в ПФР в требуемом формате.

    Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).

    007-001.jpg

    Рис. 2. Кадровый документ «Прием на работу»

    При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступно поле Трудовая функция.

    Это поле добавлено в кадровые документы в соответствии с требованиями ТК РФ о регистрации изменении трудовой функции. Изменение трудовой функции, к примеру, при кадровом переводе может отличаться от изменения должности.

    Кадровые документы, предназначенные для отражения в трудовой книжке, регистрируются как Мероприятия (рис. 3) в документах СТД-Р и СЗВ-ТД.

    007-002.jpg

    Рис. 3. Табличная часть «Мероприятия» документа «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

    Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р (рис. 4) формируется в меню Кадры — Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для печати и выдачи сотруднику на руки при его увольнении.

    008-01.jpg

    Рис. 4. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р»

    Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД (рис. 5) формируется в меню Кадры — Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР.

    008-02.jpg

    Рис. 5. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

    Подготовить и отправить в ПФР отчеты СТД-Р и СЗВ-ТД можно из программы с помощью сервиса 1С-Отчетность.

    Ответственность за несоблюдение правил ведения ЭТК

    Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).

    В частности, за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

    • на должностных лиц и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
    • на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. руб.

    1С:ИТС

    Об оформлении трудовых книжек работников в электронном виде читайте в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

    От редакции. Лекция «Электронные трудовые книжки: нормативное правовое регулирование, подготовка отчета в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С состоялась в 1С:Лектории 30.01.2020.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *