Печать для документов когда применяется
Перейти к содержимому

Печать для документов когда применяется

  • автор:

Какие риски возникают, если на документах (договоре, товарной накладной или акте приема-передачи) проставлена не «основная» печать юридического лица, а с текстом «для документов», «для накладных», «для счетов» и т.п.?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация может иметь и использовать несколько печатей, как идентичных, так и различных, возможность нанесения на печать дополнительной информации законом не ограничивается. В случаях, когда проставление оттиска печати на документе является обязательным, организация может использовать любую печать, отвечающую требованиям к реквизитам печати для юридического лица соответствующей правовой формы, независимо от наличия на печати дополнительной информации, а также от наличия других печатей.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что требование о наличии печати содержится, в частности, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Данной нормой предусмотрено, что организация должна иметь круглую печать, содержащую ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место ее нахождения. Печать может содержать также фирменное наименование организации на любом языке народов РФ и (или) иностранном языке.
Соответствующие положения содержатся в федеральных законах, определяющих порядок деятельности многих других форм юридических лиц (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).
Какого-либо требования о регистрации печатей в органах власти законодательство не содержит.
При этом законодательством не ограничиваются количество печатей, которые может иметь организация, их назначение, а также возможность нанесения на печать дополнительной информации (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 29.06.2009 N А06-6474/2008, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.03.2009 N 20АП-356/2009, Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.07.2008 N 09АП-8101/2008, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.06.2009 N 18АП-3145/2009). Поэтому юридическое лицо вправе иметь и использовать несколько печатей, в том числе различных.
Порядок изготовления, использования в хозяйственной деятельности организаций печатей правовыми актами не урегулирован. Поэтому если печать соответствует требованиям законодательства к печати соответствующего юридического лица (например, для общества с ограниченной ответственностью — является круглой, содержит полное наименование общества на русском языке и место его нахождения), то такая печать может использоваться для скрепления любых документов независимо от наличия у организации других печатей и независимо от наличия на печати дополнительной информации (например указания «для документов», «для накладных» и т.д.).
На практике многие организации используют несколько печатей: например, одна печать используется для заверения финансовых документов, вторая — для договоров, специальная — для оформления кадровых документов и т.д., либо различные печати используются различными обособленными подразделениями. В такой ситуации организация вправе самостоятельно разработать и принять локальный нормативный акт, регламентирующий порядок применения печатей. Однако требования об обязательном принятии такого локального нормативного акта закон также не устанавливает. Порядок использования печатей для скрепления отгрузочных и т.п. документов можно предусмотреть и в договорах, заключаемых с контрагентами (п. 1 ст. 160, п. 4 ст. 421 ГК РФ).
Что касается требований о проставлении оттиска печати на документах, опосредующих хозяйственную деятельность организации, отметим следующее.
По общему правилу сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Общего требования о скреплении такого документа печатью закон не устанавливает. Основное требование — это подпись на документе уполномоченного лица. Вместе с тем законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, например скрепление ее печатью, и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований (ст. 160 ГК РФ). Например, п. 5 ст. 185 ГК РФ устанавливает требование о скреплении печатью доверенности, выдаваемой от имени юридического лица. Если особые последствия невыполнения требования о скреплении печатью не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (п. 1 ст. 162 ГК РФ).
Таким образом, скрепление печатью документов, подтверждающих совершение сделки (в том числе заключение договора, его исполнение), обязательно только в случаях, предусмотренных правовыми актами или соглашением сторон. Этот вывод подтверждается и судебной практикой (смотрите, например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 03.03.2009 N А29-3632/2008(Т-36395/2008), ФАС Поволжского округа от 23.05.2006 N А55-6844/05-40, ФАС Московского от 05.03.2008 N КГ-А40/862-08, от 03.11.2006 N КА-А40/10681-06).
Следовательно, отсутствие в договоре оттиска «основной» печати общества (как и любого оттиска печати) по общему правилу не влияет ни на действительность договора, ни на признание его заключенным.
Применительно к первичным учетным документам (документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет) закон не устанавливает требования о наличии оттиска печати. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» проставление оттиска печати на первичном документе не является обязательным. Однако многие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Росстатом РФ (Госкомстатом РФ), предусматривают реквизит «место печати». Например, в унифицированной форме товарной накладной (ТОРГ-12) есть буквенное обозначение «М.П.», которое можно рассматривать как «место для печати». Вместе с тем судебная практика зачастую исходит из того, что отсутствие оттиска печати в таких документах не означает, что такие документы не подтверждают понесенные расходы, право на налоговые вычеты и т.п.
Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.10.2012 N Ф07-3295/12 указал, что отсутствие в товарных накладных отдельных реквизитов унифицированной формы само по себе не может являться основанием для отказа в удовлетворении требования о взыскании задолженности, поскольку обязанность покупателя по оплате связана с фактом получения им товара.
Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 12.01.2012 N 09АП-34030/11 отметил, что налоговое законодательство не предусматривает в качестве самостоятельного основания для отказа в применении налогового вычета по НДС отсутствие какого-либо реквизита в первичных документах (в рассмотренном судом деле налоговый орган обосновывал такой отказ в том числе тем, что отдельные товарные накладные не были заверены печатью). Суд подчеркнул, что недостатки в заполнении товарных накладных не препятствуют их признанию в качестве первичных учетных документов, не опровергают осуществление хозяйственной операции по поставке товара и принятие его к учету налогоплательщиком, соответственно, не лишают права на вычет.
ФАС Уральского округа в постановлении от 18.05.2012 N Ф09-2911/12 пришел к выводу о том, что, учитывая реальное осуществление спорных хозяйственных операций, наличие выявленных инспекцией недостатков в подтверждающих документах (отсутствие печатей в некоторых документах, отсутствие товарных накладных к представленным счетам-фактурам) не является основанием для отказа в принятии расходов при исчислении налога на прибыль.
К аналогичным выводам суды приходили и во многих других случаях (смотрите, например, постановление ФАС Поволжского от 23.06.2009 N А12-17475/2008, решение Арбитражного суда Республики Бурятия от 31.10.2008 N А10-4972/07).
Отсутствие оттиска печати в документах влечет негативные последствия для организации, как правило, в тех случаях, когда имеются какие-либо другие недостатки в их оформлении, которые в целом дают основание для вывода о недоказанности реального характера осуществляемых хозяйственных операций (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2011 N 14АП-2111/11).
Таким образом, заверение первичных документов организации (актов приема-передачи, товарных накладных и т.д.) печатями, которые, помимо обязательных реквизитов, содержат дополнительную информацию (указание «для документов», «для накладных» и т.д.) само по себе не может повлечь каких-либо негативных последствий ни в связи с исполнением договора, ни для целей налогообложения.
Вместе с тем при наличии в организации нескольких печатей считаем целесообразным для упорядочивания их использования при совершении организацией сделок и прочих хозяйственных операций определить локальным актом реквизиты и порядок использования каждой из печатей.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

5 февраля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Печать для документов когда применяется

7. Использование оттиска печати при оформлении документов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;

Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Оттиск печати службы ДОУ

Должность работника, который проставляет оттиск

Куда можно ставить печать для документов — образец?

Печать для документов — куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.

  • Какой должна быть печать для документов?
  • В какую часть документа ставится печать?
  • Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
  • Итоги

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

  • основную;
  • структурного подразделения;
  • специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

  • посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
  • они имеют круглую форму;
  • название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

  • распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
  • удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Образцы печатей для документов

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».

Печать для документов когда применяется

Дата публикации 19 .0 4 .202 3

Для обществ с ограниченной ответственностью (ООО)

Использование печати является не обязанностью, а правом организации. Применять круглую печать можно при необходимости (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)).

Если организация решила использовать печать, необходимо отразить это в уставе (п. 5 ст. 2 Закона об ООО). При этом печать не обязательно должна быть круглой, как это было ранее. Теперь она может быть любой формы.

В ряде случаев, предусмотренных законом, оттиск печати проставляется при наличии печати у организации. Так, при наличии печати ее нужно использовать в следующих документах:

  • акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТК РФ);
  • доверенность, выдаваемая организацией представителю (ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 2 ст. 54 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»);
  • журнал учета проверок (ч. 10 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении контроля (надзора) и муниципального контроля»;
  • двойное складское свидетельство (ст. 913 ГК РФ);
  • копии учредительных документов, представляемых в регистрирующий орган (ч. 9 ст. 18 Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»;
  • копия извещения об уплате авансового платежа акциза при реализации этилового спирта (пп. 5 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничениях потребления (распития) алкогольной продукции»);
  • выписки по счету депо и закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства (абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25 Федерального закона от 16.07.1998 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»);
  • решения об эмиссии ценных бумаг, решения о выпуске российских депозитарных расписок (п. 1 ст. 17, п. 10 ст. 27.5-3 Федерального закона от 22.04.1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»);
  • документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица, а также документы, представляемые претендентами на покупку имущества (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16 Федерального закона от 21.12.2001 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества»);
  • доверенность от имени организации (при обжаловании действий таможенного органа), копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению о включении в реестр уполномоченных экономических операторов;
  • отчетность о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых и (или) используемых товарах и о совершенных таможенных операциях;
  • доверенность, прилагаемая к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе (ст. 51 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).

Если от использования печати решено отказаться, целесообразно исключить (либо не включать) информацию о ней из устава, хотя законом такая обязанность не предусмотрена.

Заметим, если в уставе организации упоминается печать, а в перечисленных документах ее оттиск отсутствует, это может стать предметом для споров и претензий со стороны различных контролирующих органов.

При решении вопроса о применении печати необходимо помнить, что многие официально утвержденные бланки документов предполагают наличие печати организации, а ее отсутствие может повлечь серьезные проблемы. Поэтому (вплоть до внесения изменений в формы документов) печать проставлять обязательно. Так, например, нужно закреплять печатью:

  • приходный кассовый ордер № КО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88);
  • трудовые книжки — при наличии печати (Порядок, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Также печать необходима на любом письменном запросе, направленном в налоговый орган.

Отсутствие печати на бумажных формах отчетности по налогам и взносам не является основанием для отказа в их приеме. Поскольку ООО и АО не обязаны иметь печать, до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, должны приниматься вне зависимости от наличия (отсутствия) на них оттиска печати (Письма ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Для предпринимателя

Как и в случае с юридическими лицами, законодательством прямо не установлена обязанность предпринимателя использовать печать. Следует иметь в виду, что отсутствие печати может негативно сказаться на поиске контрагентов. Для изготовления печати предпринимателю нужно обратиться в специализированную компанию.

Отметим, что требования к печатям предпринимателей действующим законодательством не установлены. Кроме того, в отличие от юридических лиц, предприниматель не обязан где-либо фиксировать свое решение об использовании печати.

Статьи-рекомендации:

  • Нужно ли ставить печать на первичной учетной документации?
  • Должна ли организация заверять договоры печатью?
  • Нужно ли ставить печать в трудовых книжках работников?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *