Как сократить расходы компании
Перейти к содержимому

Как сократить расходы компании

  • автор:

Как сократить расходы бизнеса

Как выжить в трудный период, найти деньги на развитие и увеличить прибыль — об этом читайте в материале. Финдиректор поделилась, как анализ бизнеса помог сократить расходы в пять раз на конкретном кейсе.

Время чтения 12 мин
Поделиться

Для чего сокращать расходы

По результатам исследования российского бизнеса, 83 % предпринимателей сократили расходы за 2022 год. Это на 30 % больше, чем в 2021 году. Исследование показывает, что расходы стремятся сократить почти все, кто ведёт бизнес. Давайте разберёмся, как это сделать так, чтобы на выходе получить максимальную прибыль.

Расходы похожи с двумя другими понятиями: затраты и издержки.

Затраты — это деньги, потраченные на производство товаров или оказание услуг. Затраты существуют, пока компания не получила выгоду, то есть не продала товар, в этот момент затраты превращаются в расходы.
Расходы — это подтверждённые и обоснованные траты на производство или оказание услуг. Например, компания продала продукт, тогда затраты на его производство становятся расходом и отражаются в Отчёте о прибылях и убытках.
Издержки — это более общий термин, включающий в себя все ресурсы на создание и продажу продукта или услуги: от стоимости сырья до зарплаты работников и арендной платы. Издержки важны для определения стоимости продукта и вычисления прибыли.

Статья по теме:
Расходы и затраты: разница

Способы сокращения расходов

Чем меньше денег компания тратит на свою работу и чем больше прибыли получает, тем работа эффективнее. Но если просто срезать расходы, не подумав, как это повлияет на бизнес, можно урезать и прибыль. Чтобы этого не случилось, нужно понять, как каждый расход влияет на работу компании.
Первый шаг к экономии — это проверка текущих трат компании. Это поможет найти области, где можно сэкономить. Проанализируйте оплаты: от крупных статей, таких как аренда офиса и зарплата сотрудников, до мелких, таких как офисные принадлежности и командировки. Вероятно, найдётся, на чём можно сэкономить без ущерба для бизнеса.

  1. Пересмотр поставщиков. Изучите предложения разных поставщиков. Возможно, вы найдёте более выгодные условия, которые помогут уменьшить траты на производство. Сравните цены, качество и условия для выбора лучшего варианта. Иногда даже небольшая скидка от нового партнёра может привести к значительной экономии в долгосрочной перспективе.
  2. Автоматизация и оптимизация процессов. Найдите задачи, которые можно автоматизировать или улучшить для ускорения работы. Например, использование программного обеспечения для управления складом уменьшит время на ручной труд и минимизирует риски потерь.
  3. Повышение продуктивности сотрудников. Сотрудники — важный ресурс компании, от мотивации и условий труда зависит их эффективность. Эффективность часто страдает от непростроенных рабочих процессов; убедитесь, что у сотрудников есть инструменты для ведения задач и они ими пользуются. Полезно также собирать eNPS раз в год или квартал, чтобы знать настрой команды.
  4. Управление запасами. Если нет системы учёта товаров, компания может расходовать больше ресурсов на хранение, чем нужно. Следите за количеством товаров на складе, чтобы не покупать лишнего или не столкнуться с дефицитом. Проводите периодические проверки (инвентаризацию) и подумайте о внедрении системы для отслеживания товаров, чтобы снизить потери. Управлять запасами можно разными методами.
    • Метод фиксированного запаса: всегда поддерживать определённое количество товара на складе.
    • Метод с фиксированным периодом заказов: делать заказы через регулярные промежутки времени.
    • Метод фиксированного заказа: делать заказ, когда уровень запасов достигает определённой точки.
    • Комбинированный метод: этот метод сочетает в себе элементы предыдущих методов.
  5. Повышение эффективности маркетинга. Реклама приносит клиентов, поэтому сокращать деньги на неё опасно. Однако нужно стремиться уменьшать стоимость привлечения одного клиента. Помочь в этом может выбор эффективных каналов и увеличение бюджета в них. Вот некоторые из каналов:
    • Социальные сети. Их использование поможет повысить узнаваемость бренда. Это может быть бесплатно или недорого, в зависимости от вашей стратегии.
    • SEO (поисковая оптимизация). Чтобы привлечь больше посетителей, можно улучшить видимость сайта в поисковых системах.
    • Email-маркетинг. Отправление регулярных писем клиентам с информацией о новых товарах, акциях и других новостях может сделать новых клиентов постоянными.
    • Контекстная реклама. Можно разместить рекламу на сайтах, которые посещают ваши потенциальные клиенты.
    • Партнёрские программы. Можно сотрудничать с другими компаниями для взаимного продвижения товаров или услуг.
    • Событийный маркетинг. Участие в мероприятиях, связанных с вашей отраслью, может увеличить видимость вашего бренда и привлечь новых клиентов.
    • Контент-маркетинг. Можно создавать полезный и интересный контент для своих клиентов. Например, блог, видео, инфографика.
      Эффективность каждого метода зависит от целевой аудитории и отрасли. Разные подходы и анализ результатов помогут лучше определить, какие из них работают лучше всего для вашего бизнеса.

Разница между оптимизацией и сокращением

Оптимизация и сокращение расходов — это два разных подхода к управлению финансами. Сокращение обычно означает простое уменьшение общих трат. Это может включать в себя уменьшение числа сотрудников, снижение зарплат, отказ от ненужных услуг или продуктов. Однако такой подход может привести к негативным последствиям, например снижению качества продукции или услуг, ухудшению морального климата в коллективе.

Оптимизация же фокусируется на повышении эффективности использования ресурсов. Она может включать в себя улучшение процессов, автоматизацию задач и перераспределение ресурсов для максимизации прибыли. Цель оптимизации — получить больше ценности из тех же или даже меньших затрат, не жертвуя качеством.

Возьмём конкретный случай предпринимателя Игоря из Москвы. Из-за кризиса бизнес перестал приносить прибыль, на счетах всё меньше денег. Игорь решил разобраться с расходами.

Первым делом Игорь стал анализировать бюджеты и факт по расходам в ОПиУ. Он провёл несколько дней, анализируя каждый пункт расходов последнего месяца. Это дало ему возможность понять, от каких трат можно отказаться без ущерба для бизнеса.

Игорь заметил, что большая часть работы бухгалтера связана с рутинными задачами, которые можно автоматизировать. Поэтому он решил внедрить новую бухгалтерскую программу, которая автоматизирует задачи, а специалист использует время для поиска грантов бизнесу.

Кроме того, Игорь обнаружил, что компания тратит 25 % расходов на аренду офиса. Большинство сотрудников переведи на удалёнку и сократили площадь арендуемого офиса на треть.

Предприниматель смог сократить расходы без ущерба для бизнеса. Даже в сложных экономических условиях есть возможности для оптимизации и экономии.

Финансовый директор компании «Нескучные финансы» Ирина Ремнева рассказала о том, что добиться эффективности можно не только с помощью снижения расходов, но и с помощью их увеличения.

«Ко мне обратился собственник швейного предприятия. Его компания испытывала сложности по обработке заказов: работы было много, а рук не хватало. Компания активно увеличивала выручку. За третий квартал выручка была такая же, как за первые полгода.
Количество персонала не увеличивалось, поэтому весь груз ложился на плечи собственников. Они старались заниматься всем сами. Были сложности с получением оперативной информации, планированием. Собственники находились в постоянной гонке, прибыль растёт, денег нет. После сбора Баланса выяснилось что все деньги заморожены в запасах. Плюс маржинальность ниже, чем у конкурентов. Поэтому новые сотрудники были необходимы, чтобы более тщательно заниматься закупками, бухгалтерией, аналитикой и планированием.
После анализа собственники приняли решение нанять операционного директора. В планах нанять ещё пять сотрудников, которые разгрузят рабочий процесс. Собственники разгружены, у них появилось время для себя и принятия взвешенных управленческих решений».

Показатели для анализа эффективности бизнеса

Пример выше показал, что не всегда стоит обращаться к сокращению расходов.

Понять действующее положение бизнеса и принять решение по увеличению его эффективности поможет анализ:

  • доли расходов к выручке;
  • динамики расходов и доходов;
  • показателей конкурентов;
  • бухгалтерской и управленческой отчётности.

Для анализа расходов нужно собрать фактические данные из Отчёта о прибылях и убытках. Сделать это быстро поможет сервис автоматизированного учёта Финтабло.

Отчёт о прибылях и убытках в Финтабло

Анализируем каждый из этих расходов, посчитав, какую часть тот или иной расход занимает в общей структуре расходов.

Ирина Ремнева в своей деятельности пользуется таблицей, которая помогает лучше понять, что стоит уменьшить, а что можно увеличить или вовсе не трогать.

Для начала работы с таблицей необходимо проставить данные по выручке и расходам, которые поделены:

  • на переменные и постоянные;
  • прямые и косвенные.

Эти данные можно взять из Отчёта о прибылях и убытках и вставить в таблицу.

Вносим данные по прямым производственным, общим производственным, административным, коммерческим расходам из ОПиУ

Далее статьи оцениваются по трём параметрам: доля, важность и лёгкость сокращения. Доля считается автоматически, а баллы по важности и лёгкости нужно проставить.

По каждой статье решаем, насколько она важная и насколько легко её сократить

На выходе получаем таблицу, которая подсказывает, какие статьи можно оптимизировать. Красный цвет говорит о том, что статья не критически нужна и её возможно убрать. Жёлтый — что статья важнее или убрать её сложнее, но можно. Ячейка зелёного цвета значит, что эту статью мы не трогаем.

Из производственных сокращаем доставку сырья, думаем, как снизить себестоимость и сдельную зарплату менеджерам

Нужно решить, на какой процент можно снизить траты. Проходим так по всем статьям.

Нашли, как сэкономить 492 тыс. руб., или 12 % расходов

Пример эффективного сокращения расходов

Проблемы, связанные с умением эффективно сокращать расходы, появляются у предпринимателей даже во времена стабильности экономики. Нередко возникает необходимость урезания штата, уменьшения товаров или услуг или ограничения бюджета.

Российская компания столкнулась с необходимостью понизить расходы. Политика организации не допускала изменений, но собственники бизнеса решили пересмотреть свои текущие операции и найти способы оптимизации бизнес-процессов. Одной из областей, которую рассматривали, была бухгалтерия.

Финдиректор обратила внимание на то, что было много постоянных расходов на бумажные документы и их хранение. Решили перевести свою бухгалтерию в электронный формат. Это позволило сократить расходы на покупку бумаги, печать и хранение документов. Кроме того, упростило процесс подачи отчётности в налоговую, так как большинство документов теперь можно было отправлять в электронном виде.

Следующим шагом был банк. Финдиректор обнаружила, что компания платит высокие комиссии за банковские услуги. После переговоров с банком удалось договориться о снижении комиссий, что помогло сэкономить деньги.

Похожий пример случился в практике нашего эксперта.

«Ко мне обратился клиент с большими расходами на налоги. После проведения анализа дебиторской задолженности выяснилось, что отсутствуют подтверждающие документы. Приведение документов в порядок привело к сокращению налогов с 5 млн руб. до 400 тыс. руб.».

Пример неэффективного снижения расходов

Неэффективное снижение трат может быть негативным для компании. Необдуманное уменьшение одних расходов может привести к увеличению других.

Например, можно срезать рекламные бюджеты, не проводить акции и распродажи в надежде сэкономить деньги, что повлечёт за собой снижение объёмов продаж и спад интереса покупателей к продукции компании. В итоге компания потеряет доходы и финансовые резервы уменьшатся ещё больше.

Компания может закупать дешёвые сырьевые материалы или использовать устаревшее оборудование. В результате качество продукции снизится, клиенты потеряют доверие к компании и её репутация будет подорвана. Компания потеряет рыночные позиции и столкнётся с падением выручки.

Директор может решить снизить траты на обучение и поддержку персонала, что приведёт к плохой работе. Если клиенты не получают качественные услуги, они обратятся к конкурентам. Доходы снизятся.

Важно тщательно анализировать возможные последствия и оптимизировать издержки, чтобы сохранить конкурентоспособность на рынке.

Чтобы узнать, как контролировать расходы бизнеса по отчётам, записывайтесь на встречу с нашим специалистом.

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Как сократить расходы в бизнесе: 17 возможностей оптимизации

Каждый бизнесмен мечтает о миллионных доходах, но не каждый их получает. Для увеличения дохода существуют всего два стратегических пути — повышать продажи и снижать издержки. Подскажем, как грамотно сократить расходы в бизнесе без ущерба для качества продукции и комфорта бизнес-процессов. Минимум теории, максимум практических советов.

Короткое предисловие — на чем экономить не нужно и с чего начинать

Ваша задача — не просто сократить расходы в бизнесе, а сделать это аккуратно, чтобы случайно не снизить и его прибыль. Поэтому важно понимать, на чем лучше не экономить.

Доходы и расходы бизнеса связаны. Так, если механически, не думая, сократить расходы на рекламу и маркетинговые активности — то деньги вы сэкономите. А вот с увеличением доходов могут возникнуть проблемы. Потому что жизнь без маркетинга возможна либо в условиях первобытнообщинного строя, где выращенное зерно меняли на выращенную же репу, либо при тотальном дефиците, которого не ожидается.

Если вы сократите расходы бизнеса на оплату труда сотрудников, скорее всего, те, кто чего-то стоит на рынке труда, начнут искать себе новую работу. Это значит, что даже в тот период, пока они еще не ушли, не будут работать с той отдачей, на которую вы рассчитываете.

Сомнительным выглядит и решение экономить на сырье, если вы производственная компания — качество продукции станет хуже, ожидания покупателей не будут оправдываться, а лояльная аудитория легко и непринужденно уйдет к конкурентам. Вместе со своими деньгами — которых вы больше не увидите.

Нельзя оптимизировать расходы компании за счет экономии на обеспечении кибербезопасности. Убытки от кражи данных или от вирусов во внутренней компьютерной сети компании будут в сотни раз выше затрат на покупку защищающего программного обеспечения.

А начинать поиск возможностей для оптимизации бюджета лучше всего с анализа расходов предыдущих периодов. У любого бизнеса есть бухгалтерия, должен вестись учет и контроль над движением финансовых потоков. Это кладезь информации для первичного анализа.

Соберите информацию, разделите все расходы на переменные и постоянные. Постоянные — те, которые не зависят от объемов продаж, например, аренда офисного помещения, переменные — те, которые привязаны к продажам. Например, если вы выпускаете больше мужских костюмов, письменных столов или кухонной посуды — вам требуется больше сырья, выше нагрузка на оборудование (и больше расходы на амортизацию), нужны бо́льшие складские помещения.

«Продажезависимые» расходы в бизнесе можно сокращать, меняя поставщиков (если это возможно и не скажется на качестве продукции), или договариваясь о лучших условиях сотрудничества с действующими. «Продаженезависимые» расходы можно сокращать, отказываясь от части своих запросов, или пересматривая приоритеты. Теперь обо всем по порядку.

Начинаем сокращать

После того, как вы провели аналитическую работу, можно приступать к выбору методов оптимизации расходов компании. И вот что можно сделать.

Пересмотрите расходы на аренду

Часть компаний начиная с 2020 года вообще отказалась от офисов, сократив тем самым очень существенную и постоянную статью расходов. Так радикально действовать могут и должны не все. Но, возможно, есть смысл уменьшить площади, поискать на рынке коммерческой недвижимости предложения с лучшими арендными условиями, договориться о скидке со своим арендодателем. В сложные времена часть владельцев коммерческой недвижимости вполне может пойти навстречу — а значит, вы сможете сократить расходы в бизнесе, практически ничего не меняя.

Переведите часть сотрудников на удаленку

Меньше офис — меньше и места для трудового коллектива. Но не так это и страшно, если помнить про прекрасный формат удаленной работы. Идеально подходит удаленка IT-специалистам, маркетологам, веб-дизайнерам. Могут работать удаленно бухгалтеры. Даже менеджеры по продажам, возможно, будут более эффективны, работая из дома. Для вас это — оптимизация расходов компании за счет экономии и на арендных площадях, и на организации рабочих мест. Да еще и дополнительная мотивация команды — ведь сотрудникам не придется тратить время на дорогу.

Как сократить расходы в бизнесе: 17 возможностей оптимизации

Сотрудники тоже смогут сэкономить — как минимум на офисной одежде

Откажитесь от непрофильной деятельности

Если вы только продаете зарубежные товары, но не занимаетесь импортом, возможно, вам не нужен собственный отдел внешнеэкономической деятельности — эту задачу можно отдать на аутсорсинг. Рационально отдавать на аутсорсинг юридические вопросы, бухгалтерские услуги, услуги создания, продвижения и наполнения сайтов, ведение соцсетей, даже задачи складской обработки заказов (если у вас новый интернет-магазин). Да, за аутсорсинг нужно платить — зато вы сократите фонд оплаты труда, от величины которого зависят некоторые налоги. Не будете тратить время и средства на обучение и подбор персонала. Сократите расходы бизнеса на оплату больничных, отпускных и декретных. А еще у вас не будет болеть голова из-за того, что какой-то сотрудник уйдет, а вам надо будет закрывать вакансию — все эти проблемы решает компания, которой вы делегировали непрофильные задачи. Практически всегда аутсорсинг оказывается более выгодным решением.

Специалистов или компании, которым можно передать непрофильные задачи, вы можете найти на фриланс-бирже Workspace, где зарегистрированы почти 27 000 профи в самых разных областях.

Покупайте технику с рук

Проще говоря, это бывшая в употреблении техника, которая сохранила свои потребительские свойства и может работать. Принтеры, сканеры, кофемашины, телефоны для сотрудников — все это не всегда должно быть новым. За счет покупки техники из «вторых рук» на этой статье можно сэкономить до 30 %. Особенно такой вариант сокращения расходов компании актуален для стартапов, где закупка оборудования может стать основной статьей затрат.

Автоматизируйте бизнес-процессы

Современная CRM поможет отследить путь клиент, найти проблемные места и устранить недочеты. Бухгалтерские сервисы помогут сократить расходы на бухгалтерию, если вы не отдали ее на аутсорс. Таск-менеджеры помогут учитывать рабочее время сотрудников и использовать его рационально. Все эти программы точно окупаются и помогают оптимизировать расходы бизнеса — если подходить к их выбору ответственно.

Оставьте только эффективные каналы продвижения

Если вы в основном привлекаете клиентов через «ВКонтакте», а «Одноклассники» и канал на площадке «Дзен» ведете просто чтобы они были — подумайте, точно ли вам это нужно? Если вы нанимаете специалистов для работы в этих соцсетях, но 80 % клиентов приносят вам 20 %, затраченные на «ВКонтакте» — решение очевидно.

Посчитайте, что выгоднее в вашем случае: контекстная или таргетированная реклама, какой инструмент приводит более теплые и качественные лиды, откуда больше закрывается сделок. Предположим, выгоднее оказалась таргетированная реклама. Есть две возможности оптимизировать расходы бизнеса — либо совсем отказаться от контекстной рекламы, либо перераспределить рекламный бюджет. Например, сократить расходы бизнеса на «Яндекс.Директ» на 50 %, и 20 % из них перенаправить на рекламу в социальных сетях. А освободившиеся 30 % вообще пустить на другие нужды.

Остановите необоснованные обновления

Вам нравится все новое и красивое, и каждый год вы делаете ремонт в офисе, покупаете новый текстиль и посуду. Но есть время разбрасывать камни, а есть — собирать. Откажитесь от обновлений «по желанию», меняйте только то, что действительно необходимо, жизненно необходимо. Это может существенно сократить расходы вашего бизнеса.

Как сократить расходы в бизнесе: 17 возможностей оптимизации

Ваш офис не обязан быть таким, ни по расположению (Москва-Сити), ни по обстановке

Проводите совместные промоакции и кросс-маркетинговые акции

Вместо покупки рекламы в тематических сообществах обменивайтесь гостевыми постами или репостами. Для проведения мастер-класса по приготовлению стейков в вашем кафе пригласите участвовать магазин посуды и бытовой техники, например, электрогрилей. Так ваши маркетинговые затраты будут меньше, а доступ вы получите к более широкой аудитории. Это не просто сокращение бизнес-расходов, а двойная польза.

Как сократить расходы в бизнесе: 17 возможностей оптимизации

Пример простейшей коллаборации: обмен ссылками между экспертами или сообществами схожей тематики

Проверьте раздел «Прочие расходы»

Как правило, в этот раздел помещают все расходы, которые прямо не связаны с получением прибыли. Поездки сотрудников на такси, закупка канцтоваров, затраты на содержание столовой правильного питания для сотрудников, подарки на дни рождения и праздники — много интересного можно найти именно в этом разделе. Творчески поработайте над ним. Возможно, есть смысл более экономно расходовать бумагу, содержать не 7, а 3 принтера, а вместо содержания собственной столовой организовать доставку питания или поставить «обедомат», он же венд-кафе. Это будет вполне разумное сокращение бизнес-расходов.

Закройте нерентабельные точки

Если у вас офлайн-бизнес, например, сеть цветочных магазинов, советуем рассчитать рентабельность каждой точки и закрыть те, которые работают в ноль или даже приносят убыток. Грамотное сворачивание неэффективных точек и сокращение расходов бизнеса на их содержание — не признак утраты компанией рыночных позиций. А признак здорового взрослого отношения к собственному бизнесу.

Выделите больше средств для работы со старыми клиентами

Работа с действующими лояльными клиентами всегда минимум на 30 % дешевле, чем привлечение новых. Если жизненный цикл вашего товара предполагает покупки хотя бы раза в год, терять старых клиентов смысла нет. Новых клиентов привлекать тоже можно — но рациональнее будет перераспределить бюджет так, чтобы большая часть затрат приходилась на работу с лояльной аудиторией.

Используйте бесплатные сервисы, бесплатные и недорогие тарифы в онлайн-сервисах

Так, небольшой компании для работы достаточно бесплатного варианта Trello. Для совместной работы над документами можно использовать полностью бесплатные облачные сервисы «Яндекс.Документы» или Google Docs. Для разработки простого сайта-визитки компании, возможно, достаточно конструктора Tilda (только домен купите свой, иначе бизнес будет выглядеть несерьезно). Создавайте видео для соцсетей в программе Supa, активно используйте для общения с командой и клиентами бесплатный мессенджер Telegram. Для экономии времени и средств при работе с соцсетями используйте сервис отложенного постинга SMMplanner — все это поможет сократить бизнес-расходы, и весьма существенно.

Как сократить расходы в бизнесе: 17 возможностей оптимизации

Грамотное использование онлайн-сервисов сэкономит и ресурс, и средства

Возьмите кредитные каникулы

Если вы используете кредитные средства, проверьте, имеете ли вы право на кредитные каникулы. В 2022 году российское правительство для поддержки бизнеса утвердило перечень отраслей, пострадавших от санкций. Это, в том числе, производители одежды, мебели, IT-компании, салоны красоты, гостиницы, кафе, рестораны, химчистки и прачечные. Они могут рассчитывать на кредитные каникулы, если обратятся в банки до 30 сентября 2022 года.

Многие другие отрасли имеют право рефинансировать на лучших условиях кредиты, договор о выдаче которых заключен до 1 марта 2022 года. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы сократить бизнес-расходы — на полгода кредитных каникул или же на все время выплаты кредита при его рефинансировании.

Подключите электронный документооборот

Переход на электронный документооборот затратен — но потом ЭДО позволяет экономить на закупке канцтоваров и расходников для принтеров. И, конечно, за счет более эффективного использования рабочего времени сотрудников и отсутствия необходимости содержать архив для хранения бумажных документов.

Как сократить расходы в бизнесе: 17 возможностей оптимизации

ЭДО — рациональный выбор современного бизнеса

Проведите ревизию и диверсификацию поставщиков

Иногда компании, с которыми вы работаете долго, начинают относиться к выполнению своих обязанностей с прохладцей — отслеживайте такие моменты, обновляйте договоренности, чтобы не платить за товары или услуги, теряющие в качестве. Еще лучше работайте сразу с несколькими поставщиками однотипных продукции или услуг. В этом случае если один поставщик подведет, то ваша компания не останется ни с чем и не пострадает.

Грамотно подходите к выбору банка

Никакой бизнес не может обойтись без банковских услуг. Отсматривайте актуальные предложения, ищите банки, которые предлагают спецпроекты и специальные условия для малого и среднего бизнеса. Сравнивайте, считайте, выбирайте то, что наиболее выгодно вам здесь и сейчас — и за счет этого сокращайте бизнес-расходы.

Не работайте с невыгодными клиентами

В любом бизнесе чаще или реже встречаются такие клиенты, которые выедают мозг чайной ложечкой, требуют повышенного внимания и особых условий, заключая минимальные контракты/оформляя минимальные заказы.

Посчитайте, насколько выгодны такие клиенты вашему бизнесу — с учетом стоимости рабочего времени сотрудников, может оказаться, что они приносят бизнесу не доход, а убыток. Возможно, более рационально перенаправить усилия сотрудников на работу с другими клиентами. Фактически это тоже будет сокращением неэффективных бизнес-расходов.

Мини-анкета: проверьте, что вы еще можете сделать, чтобы сократить расходы бизнеса без ущерба для компании

Подготовили короткую анкету, которая поможет вам найти возможности для сокращения расходов бизнеса. Просто ответьте себе на эти вопросы:

  • Проанализировал ли я документы компании и знаю ли точно, куда и сколько уходит денег?
  • Может ли моя компания работать в меньшем по площади офисе?
  • Кто из сотрудников компании может эффективно работать на удаленке?
  • Что я уже передал на аутсорсинг, какие еще непрофильные задачи могу передать сторонним организациям?
  • Есть ли ситуации, когда я могу покупать технику «из вторых рук»?
  • Какие инструменты для автоматизации бизнес-процессов я использую, и какие еще процессы в принципе можно автоматизировать?
  • Знаю ли я эффективность каждого канала продвижения бизнеса?
  • Что необязательного я закупал для бизнеса в последние
  • Часто ли я использую кросс-маркетинг вместо прямой покупки рекламы, использую ли вообще?
  • Какие расходы бизнеса заложены в статью «Прочие», насколько они обоснованы?
  • Все ли мои торговые точки/отделения/филиалы рентабельны?
  • Достаточно ли активно моя компания работает с лояльной аудиторией, с действующими клиентами?
  • Все ли бесплатные или недорогие возможности онлайн-сервисов использует моя компания?
  • Имею ли я право на кредитные каникулы или рефинансирование действующих кредитов?
  • Внедрен ли в моем бизнесе электронный документооборот?
  • Насколько выгодные условия предоставляет бизнесу банк, с которым сотрудничает компания?
  • Есть ли у компании клиенты, которые по факту приносят не прибыль, а убыток?

Устраните все, что не нужно здесь и сейчас, а также не приносит прибыли.

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

  • Директор по развитию продаж
    Связи Удаленная работа По договоренности
  • Онлайн-консультант
    Light-Tech Удаленная работа 40 000 – 60 000
  • Junior маркетолог / SMM-специалист
    Институт повышения квалификации IPPSY Удаленная работа 30 000 – 50 000
  • Web-разработчик (fullstack)
    Smartunit Удаленная работа 60 000 – 80 000
  • Менеджер Social Media проектов
    Soyka Agency Удаленная работа 40 000 – 100 000

Сокращение расходов компании — как провести оптимизацию затрат?

Дмитрий Тараканов

В период кризиса многие компании сталкиваются с необходимостью оперативной адаптации бизнеса к изменившимся условиям, чтобы поддержать его эффективность, решив, тем самым, вопрос выживания. В этих условиях важнейшим из вопросов, возникающих перед руководством, становится – как можно сократить расходы? Уменьшение финансовых затрат, а также оптимизация структуры расходов, возможно только после тщательного анализа расходов и доходов организации и классификации.

Классифицировать затраты компании можно по категориям:

  1. Эффективные. К этой категории относят затраты, имеющие непосредственное отношение к выпуску продукции, которая далее пойдет на продажу. В категорию неэффективных расходов попадают любые возможные потери: брак, утеря, хищение, простой, порча товара и прочие.
  2. Релевантные. Затраты, на которые можно повлиять принятием тех или иных управленческих решений. Если же решения руководства воздействия на расходы не оказывают, они считаются нерелевантными.
  3. Затраты, формирующие себестоимость:
    • прямые (закупка материалов, сырья, зарплата производственного персонала);
    • косвенные (общепроизводственные и административные расходы, связь, ТЗР и т.д.).
  4. Постоянные, переменные, смешанные. Контроль и оптимизация постоянных затрат возможны при условии разделения производственных затрат. Необходимо учитывать, что постоянные объемы производства не зависят от переменных затрат и пропорциональны производственному уровню.

Следующий шаг – в каждой из перечисленных категорий выделить требующие корректировки затраты и составить план их оптимизации с ранжированием по приоритетности

Как показывает многолетняя практика, в первую очередь сокращаются (оптимизируются) следующие категории затрат:

  • аренда помещения;
  • персонал;
  • производственные (закупки, склад, материалы, сырье);
  • реклама.

Аренда помещения

Один из самых простых способов сократить объем постоянных расходов компании – путь сокращения расходов на аренду площадей посредством переезда в офис меньшей площади или закрытия нерентабельных точек (если речь идет о торговых сетях).

Также стоит отметить, что в современных реалиях все большую актуальность приобретает удаленная работа, что, в свою очередь, снижает необходимость аренды больших площадей. А в сфере услуг, не связанной с производством, хранением и перемещением физических товаров, растущий уровень цифровизации предоставляет широкие возможности по переводу практически любого подразделения на удаленный формат.

Результат – существенное сокращение арендных и коммунальных платежей.

Управленческие расходы

Здесь речь идет о пересмотре прямых расходов на управление, к которым относятся различные категории выплат сотрудникам. В первую очередь, сокращение премий и бонусов, и эти статьи расходов необходимо подвергнуть пересмотру.

Следующая категория расходов – командировочные. Месяцы карантина, связанного с распространением коронавирусной инфекции, наглядно продемонстрировали, что имеющиеся технические возможности позволяют вести ключевые переговоры и в удаленном формате.

Затраты на производство

Существует ряд способов сокращения производственных затрат, широко применяемых на практике.

В первую очередь, имеется в виду внедрение методов бережливого производства, то есть планомерного снижения количества потерь, под которыми понимаются любые действия, которые могут снизить эффективность производства. Единственный недостаток метода – его долгосрочный характер, так как придется менять трудовую культуру производственного персонала.

Также имеет смысл обновить оборудование, тем самым повысив эффективность использования сырья и контроля качества, параллельно снизив энергетические затраты.

Снижение себестоимости производства за счет сокращения трат на сырье при условии сохранения качества на прежнем или сопоставимом уровне. Возможный и наиболее вероятный риск – снижение качества и потеря клиентов, что в условиях кризиса может обернуться разорением бизнеса. Отдельно стоит отметить необходимость разработки системы учета и использования производственных отходов, стоимость которых иногда сопоставима со стоимостью продукции. Это позволяет в дальнейшем значительно сократить производственные потери и издержки на хранение и утилизацию отходов.

Контроль качества

Контроль качества относится к категории, снижение расходов на которую относится к одной из наиболее сложных задач. Условно расходы в этой категории можно разбить на две группы:

  • затраты, которых можно избежать;
  • обязательные затраты.

В первую категорию (устранимые затраты) входят:

  • отходы производства (в том числе возвратные);
  • устранение дефектов и затрачиваемые на них ресурсы (средства, время, материалы);
  • дополнительные проверки качества в случаях, когда средний процент брака уже известен заранее;
  • риски, связанные с выполнением дополнительных обязательств (постпродажное обслуживание, в том числе гарантийное);
  • низкий спрос на товары и услуги, не отвечающие требованиям потребителя.

Ко второй категории (обязательные затраты) относятся средства, инвестируемые в поддержание требуемого уровня качества выпускаемой продукции и сведение к минимуму уровня брака. Средства расходуются по следующему плану мероприятий:

  • аудит и применение системы контроля качества;
  • контроль работы и техническое обслуживание оборудования;
  • аудит поставщиков;
  • инструктаж персонала, ответственного за контроль качества;
  • проверка и осуществление контроля качества в соответствии со стандартами (не ниже допустимого уровня).

Важную роль в оптимизации структуры расходов играет повышение уровня взаимодействия производственно-технических подразделений с закупками. Отлаженное взаимодействие производства и закупок позволит не только успешнее применять меры по сокращению расходов и планированию, но и отладить процедуру оценки выбора поставщиков путем совместной выработки требований к ним.

Закупки

Одна самых из действенных мер – эффективное управление отношениями с поставщиками. Прежде всего, это расширение базы поставщиков, дающее возможность при необходимости как сократить бюджет закупок без риска снижения качества продукции, так и при необходимости иметь больше аргументов при обсуждении условий сотрудничества (снижение цен, изменение условий оплаты и т.д.) с имеющимися. Имеет смысл провести классификацию поставщиков, выделив приоритетных и «запасных» для страхования возможных рисков.

Следующая необходимая мера – работа со складскими остатками, их оптимизация для снижения оборачиваемости. Начиная с момента расчета потребности в закупке и планирования закупок и заканчивая с ликвидацией нерентабельных остатков для снижения расходов на хранение и учет. Неотъемлемой частью оптимизации закупок является управление ассортиментом закупаемой номенклатуры: перерасчет и корректировка норм потребления, акцент на закупке наиболее рентабельных позиций, выведение из оборота неликвидных.

Нередко серьезным препятствием становится избыточная формализация процессов. Типичный пример – тендерные процедуры с большим количеством поставщиков, когда в отделе закупок большая часть времени тратится на сбор, оформление и согласование документации, а не на поиск поставщиков и заключение договоров на наиболее выгодных условиях.

Внешняя логистика

Под внешней логистикой понимается деятельность, решающая задачу по движению товара к покупателю. Иными словами, услуги доставки как своими силами, так и посредством привлечения перевозчиков. Необходимы регулярный мониторинг рынка транспортных услуг и проведение тендеров среди поставщиков, пересмотр условий с существующими (к примеру, разработка системы скидок в зависимости от объема перевозок). Целесообразно также привязать доставку товара собственными силами как к определенной минимальной сумме заказа, так и объему поставок.

В ряде случаев экономически целесообразной становится консолидация поставок, их группировка по зонам доставки.

Внутренняя логистика

Под внутренней логистикой понимается решение производственных вопросов, ограниченных рамками самого предприятия, то есть закупки, хранение и учет ТМЦ (товары, сырье, материалы), перемещения между подразделениями. Повысить ее эффективность можно снижением транзакционных издержек путем оптимизации как самих бизнес-процессов, так и организационной структуры.

Оптимизация организационной структуры

В современном мире наблюдается явная тенденция к «уплощению» организационных структур путем сокращения промежуточных уровней управления, которые в крупных организациях создают немало сложностей в работе, существенно замедляя взаимодействие между подразделениями. Суть «уплощения» структуры состоит в увеличении числа сотрудников в подчинении у генерального директора и сокращении числа руководителей среднего звена.

Задача по созданию «плоской» структуры решается выполнением следующих рекомендаций:

  • укрупнение подразделений путем слияния нескольких отделов со смежным функционалом;
  • сокращение количества промежуточных руководителей, изменение порядка подчинения, уход от дробления структурных единиц на более мелкие;
  • определение необходимого состава отдела, разработка должностных инструкций.

Подобный подход позволит не только упростить и ускорить процессы, но и высвободить значительные средства, предназначавшиеся на содержание руководителей среднего уровня.

Оптимизация на функциональном уровне

Вслед за организационной структурой необходимо провести оптимизацию и внутри самих отделов. В первую очередь, целесообразным будет провести расширение функционала отдельных исполнителей, слияния двух должностей со смежными обязанностями в одну (простейший пример – интеграция функционала менеджера по закупкам и сотрудника отдела ВЭД). Содержание одного сотрудника даже с повышенной ставкой выгоднее, чем двоих со средней по отрасли. Но следует учесть, что временно могут вырасти расходы на обучение и повышение квалификации сотрудников.

При необходимости следует оптимизировать численность штата. Разработайте систему KPI для оценки работы сотрудников, к которым она применима, и систему контроля за выполнением работы. Пересмотрите бизнес-процессы на предмет возможности сокращения транзакционных издержек, автоматизируйте обновленную модель. Дополнением к разработке системы KPI может стать повышение переменной части зарплаты.

Оценив объем работы отдельных подразделений или сотрудников, оцените возможность передачи части функций на аутсорс, тем самым экономя на ФОТ. В первую очередь, такое решение будет целесообразным для функций, не требующих регулярного присутствия исполнителя. Вообще же на аутсорс можно перевести: рекламу (в том числе таргетированную), маркетинг или создание контента для сайта.

Для этих же функций имеет смысл ввести сдельную систему оплаты труда, срочные трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.

Одним из наиболее популярных способов сокращения расходов на ФОТ является перевод персонала на неполный рабочий день или неделю, что в рамках Трудового кодекса возможно на срок до шести месяцев.

Что недопустимо при проведении оптимизации расходов?

С одной стороны, Трудовой кодекс предоставляет широкий набор возможностей серьезно снизить расходы на персонал и обернуться кратковременной экономией для компании. С другой стороны, явная экономия на персонале в виде сокращения зарплат, расходов на обучение, соцпакет, корпоративы и так далее может обернуться серьезными проблемами. Результатом таких мер будет, прежде всего, потеря лояльности кадров, которая неизбежно обернется снижением качества работы и повышением их текучки. Коснется это, в первую очередь, квалифицированных сотрудников, востребованных на рынке труда и всегда имеющих выбор.

Урезание расходов на маркетинг без тщательного анализа каналов может серьезно снизить поток клиентов и, как следствие, вынудить еще больше сокращать бюджет, что в конечном итоге может привести к разорению компании. Рациональнее будет сместить фокус внимания маркетинга с поиска новых клиентов на рынке на поддержку и развитие отношений с существующими путем разработки новых программ лояльности, систем бонусов или предложения дополнительных услуг.

Получается, что для того, чтобы эффективно, без ущерба для бизнеса, оптимизировать затраты и сократить расходы, необходимо, в первую очередь, грамотно организовать и вести управленческий учет.

Лекция

Консультация по управленческому учету

Бесплатная консультация по постановке и автоматизации упр. учета для эффективного сокращения затрат

5 способов сократить расходы на персонал законно и с минимальными потерями штата

Обстоятельства, при которых может появиться необходимость в сокращении расходов на персонал, бывают внешними и внутренними. К внешним относятся неприятные события в стране и мире, отражающиеся на экономике и влияющие на развитие бизнеса. А к внутренним можно отнести обстоятельства, которые возникают в конкретной компании по тем или иным причинам и вызывают простои, снижение прибыльности. В любом случае рано или поздно возникает вопрос: как сократить расходы на персонал, но избежать глобальных сокращений и обид сотрудников, которые действительно компании нужны. В статье рассмотрим этот вопрос и предложим 5 способов оптимизации затрат на персонал, которые помогут избежать увольнения ценных сотрудников.

Перевод с оклада на сдельную оплату труда

  • внести изменения в локально-нормативные акты (ЛНА), прописать в них новые условия оплаты труда и сдельные расценки;
  • уведомить сотрудников в письменной форме, объяснив причины перехода и описав подробно новые условия оплаты труда;
  • получить согласие работника;
  • внести изменения в его трудовой договор, заключив дополнительное соглашение;
  • издать приказ о переводе, внести запись в трудовую книжку и личную карточку.

Перевод на гражданско-правовой договор (ГПД или ГПХ)

Этот способ сокращения издержек на персонал в какой-то степени похож на предыдущий. Договор ГПХ заключается на разовую (проектную) работу. То есть неделю человек может работать плотно, а следующую неделю — ждать нового проекта. При этом работодатель будет оплачивать только то, что работник выполнил, без простоев.

Если рассматривать перевод целого отдела на договоры ГПХ, то такой способ можно отнести к недирективным методам сокращения персонала, если действительно нужно уменьшить численность штата. Скорее всего, не весь отдел согласится на такие меры, и кто-то предпочтёт уйти.

По договору ГПХ работодатель может не оплачивать больничные листы, отпуск, декретные, если это не прописано в договоре. Не оплачиваются также взносы в ФСС (только НДФЛ, ПФР и ФОМС). А ещё на сумму страховых взносов и оплаты услуг по договору ГПХ можно снизить налогооблагаемую базу.

Перевести сотрудников на ГПХ можно на основании ст. 702 и ст. 779 ГК РФ. Осуществить перевод можно сразу, как принято решение. Главное — договориться с сотрудниками, объяснить им правильно, для чего это нужно, по каким причинам принято такое решение. При этом следует понимать, что при увольнении сотрудника из штата и заключении с ним договора ГПХ объём работы действительно должен быть снижен.

Перевод на удалённую работу

Конечно же, там, где это возможно. Производственные цеха и обслуживающий персонал на удалёнку не перевести. А вот офисные сотрудники с той же продуктивностью могут работать из дома. Так показала практика, с которой компании неизбежно столкнулись в условиях пандемии.

Многие компании из-за пандемии сначала временно перевели своих сотрудников — менеджеров, кадровиков, маркетологов, бухгалтеров и прочих офисных работников — на удалённый режим работы. А потом поняли, что это очень удобно, в какой-то степени сокращает затраты и вполне может продолжится. Сотрудникам нужен доход, поэтому даже вне офиса они стараются выполнять свою работу качественно.

В этом случае сэкономить можно на аренде офиса и на всех связанных с этим расходах (оплата электроэнергии, отопления, услуг компании, которая управляет бизнес-центром). Это, скорее, косвенно относится к статьям затрат на персонал, но всё же. Аренда офисов, тем более на большой штат, дорогая.

Кроме того, у некоторых работодателей получается сократить дополнительные выплаты при переводе на удалёнку (например, убрать оплату транспорта или бензина для личного авто, обедов) и даже зарплату.

По закону не нужно получать согласие от сотрудников на переход на удалёнку. Необходимо просто выпустить ЛНА о переходе на дистанционную работу и уведомить об этом сотрудников способом, который позволяет подтвердить получение.

Сокращение бонусов и прочих расходов

Согласно ст. 74 ТК РФ, работодатель может пересмотреть бонусы и прочие расходы, зафиксированные в ЛНА. А если они отражены в трудовых и коллективных договорах, отменить их сложнее. В этом случае необходимо поговорить с работниками, объяснить ситуацию, сказать, что она носит временный характер, и договориться.

Прочие расходы на персонал включают в себя: оплату транспорта, питания, обучения (если оно не является обязательным по должности или специфике работы), корпоративных мероприятий и тимбилдинга. Прочие расходы на персонал — это ещё и дополнительное ПО и оборудование, которое приходится оплачивать ежемесячно или раз в год. Следует поговорить с сотрудниками и выяснить, от чего можно отказаться при условии сохранения эффективности работы.

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Современные компании стремятся к тотальной цифровизации, подключаясь к различным сервисам, которые помогают оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы. Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид — это законная возможность всех работодателей с ноября 2021 года. И это вполне можно рассматривать как способ оптимизации расходов на содержании персонала в организации:

  • КЭДО позволяет подписывать с сотрудниками документы в электронном виде и не распечатывать их. Следовательно, возникает экономия на бумаге.
  • Благодаря КЭДО легко подписывать документы с удалёнными сотрудниками и не тратить деньги на доставку бумажных документов.
  • КЭДО позволяет специалистам кадровой службы работать быстрее, чем при том же объёме работы с бумажным документооборотом, высвобождая время на стратегические задачи.

СберКорус имеет достаточный опыт внедрения кадрового документооборота в российские компании. Сервис КЭДО — это существенная экономия затрат и ускорение работы кадровой службы. Чтобы понять, какая будет выгода от внедрения кадрового документооборота, можно воспользоваться калькулятором и произвести расчёт по индивидуальным параметрам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *